Indennità per viaggi d’affari nei Paesi Bassi

Sebbene il rimborso delle spese di viaggio non sia richiesto per legge nei Paesi Bassi, la maggior parte delle organizzazioni olandesi trarrà vantaggio dalle indennità di chilometraggio esentasse per rimborsare le spese di viaggio dei propri dipendenti.

In alcuni casi, le aziende potrebbero persino rimborsare completamente i costi di spostamento dei propri dipendenti. Qualunque sia il patto, le indennità ei requisiti per il rimborso delle spese di viaggio saranno sempre delineati nelle politiche aziendali, nei contratti di lavoro o in eventuali contratti collettivi di lavoro.

Quali sono i tassi di indennità chilometrica nei Paesi Bassi per il 2023?

L’autorità fiscale olandese ha recentemente aggiornato le tariffe chilometriche approvate. Dal 1 gennaio 2023, il suggerito l’indennità fissa esentasse nei Paesi Bassi è aumentata a € 0,21 per ogni chilometro percorso tra la residenza del dipendente e il luogo di lavoro e viceversa.

Quest’anno è la prima volta che il governo olandese ha aumentato le esenzioni fiscali sulle miglia aziendali dal 2016. Queste cifre in genere non aumentano su base annua. Ma per aiutare a combattere il continuo aumento del costo della vita e dei prezzi del carburante per auto, ci sono piani per aumentare nuovamente questa indennità nell’anno fiscale 2024 per € 0,22 per chilometro.

Anche se questo può sembrare semplice a prima vista, si applicano diverse esclusioni di responsabilità a seconda del mezzo di trasporto del dipendente. Queste regole influenzeranno l’importo che riceveranno e avranno implicazioni per le dichiarazioni dei redditi.

Come funziona l’indennità chilometrica?

Come accennato in precedenza, il chilometraggio aziendale varia leggermente tra i diversi tipi di trasporto.

Dipendenti che guidano la loro auto personale

I lavoratori che guidano la loro auto privata tra casa e ufficio possono ricevere un’indennità di 0,21€ al chilometro. Per essere esentasse, questa detrazione per le spese aziendali non può superare l’aliquota fissata dall’Agenzia delle Entrate (€ 0,21) e non può essere richiesta per più di 214 giorni lavorativi per anno solare.

Dipendenti che guidano un furgone o un’auto aziendale

Molte organizzazioni consentono al personale di utilizzare un veicolo aziendale per scopi commerciali e privati. Che si tratti di viaggi di famiglia o di andata e ritorno dal negozio di alimentari, se l’uso privato dell’auto o del furgone da parte dei dipendenti supera i 500 chilometri in un anno, l’uso personale è considerato “stipendio in natura” ed è tassabile.

Veicoli elettrici

Mentre non è consentito rimborsare ai dipendenti i costi dell’energia elettrica per la ricarica dei veicoli, i lavoratori che guidano auto elettriche hanno diritto a un’indennità chilometrica. L’ufficio può avere le strutture per ricaricare i veicoli elettrici eliminando il costo per il dipendente, ma poiché ciò non può essere garantito, è prevista l’indennità per l’auto per coprire i costi di ricarica a casa.

Taxi, barca o aereo

Anche il personale che viaggia in taxi, in barca o in aereo può beneficiare dell’indennità di chilometraggio. Tuttavia, va notato che qualsiasi spesa pagata oltre l’indennità di € 0,21 sarà considerata salario e tassata di conseguenza.

Viaggiare con i mezzi pubblici

Anche i lavoratori che si recano in ufficio in autobus, traghetto o metropolitana hanno diritto a indennità chilometriche esentasse, ma per essere ammessi devono soddisfare i seguenti criteri.

• I dipendenti devono percorrere più di 10 chilometri a tratta per raggiungere il luogo di lavoro da casa.
• Il personale deve recarsi nello stesso posto di lavoro almeno 1 giorno alla settimana e per almeno 40 giorni all’anno. Ogni viaggio deve essere completato entro 24 ore per essere conteggiato nel totale.

Le spese di trasporto pubblico sono completamente esentasse. Quindi, oltre all’indennità di € 0,21, i datori di lavoro possono anche decidere di pagare le spese di viaggio complete ai lavoratori quando si recano al lavoro con questi mezzi.

I dipendenti devono fornire la prova dei loro costi di trasporto pubblico ottenere il rimborso di tali spese. Dovranno inviare copie dei loro biglietti o l’elenco di viaggio digitale che possono generare tramite la loro carta di trasporto pubblico (OV-chipkaart) o fornire ricevute di eventuali costi di abbonamento mensili.

Mentre il trasporto pubblico gode di una maggiore esenzione fiscale, come vedremo presto, l’importo che può essere detratto dipende dalla distanza e dalla frequenza del viaggio.

Quali implicazioni fiscali aggiuntive ci sono?

Ulteriori rimborsi

Tutte le spese pagate da un’organizzazione ai dipendenti superiori all’indennità di viaggio d’affari e di pendolarismo di € 0,21 sono considerate parte dello stipendio di un dipendente e soggetti alla loro aliquota dell’imposta sul reddito. Ciò include qualsiasi denaro ricevuto per pedaggi, ammortamento per usura o danni personali al veicolo.

Dipendenti che guidano i propri veicoli

Per calcolare il rimborso esentasse per le trasferte di lavoro e le spese di spostamento con mezzi privati, i dipendenti possono utilizzare la seguente formula;

• (numero di chilometri percorsi solo andata 2) 0,21 € * 214 giorni di viaggio lavorativi / 12 mesi = la tua indennità di viaggio esentasse al mese.

Questo calcolo tiene già conto dei giorni di ferie, delle festività nazionali e dei giorni di malattia previsti dalla legge. Tuttavia, in caso di malattia di lunga durata, devono essere prese in considerazione ulteriori regole. Inoltre, se i lavoratori sono impiegati a tempo parziale, devono proporzionare questa equazione di conseguenza.

Le indennità di viaggio possono essere pagate per un massimo di sei settimane di assenza, ma tutti i rimborsi devono cessare successivamente. Come accennato in precedenza, se l’organizzazione rimborsa i viaggi di lavoro oltre la consulenza € 0,21 tasso, l’importo aggiuntivo sarà comunque tassato come di consueto.

Veicoli aziendali

Mentre le aziende possono ottenere sgravi fiscali su spese come i MOT e l’IVA sui veicoli aziendali, devono tenere conto di qualsiasi uso privato delle auto aziendali. Il chilometraggio dell’auto accumulato per motivi di lavoro può comunque beneficiare dell’esenzione fiscale, ma deve essere registrato e comprovato in modo accurato.

Spese di parcheggio

I costi di parcheggio di un’auto aziendale possono essere etichettati come intermediari e possono quindi essere rimborsati esentasse. Tuttavia, questo non è il caso per i dipendenti che utilizzano i propri veicoli per recarsi al lavoro.

Quando il personale dichiara le spese di parcheggio per il proprio veicolo personale, queste sono tassabili e devono essere incluse in qualsiasi busta paga. Per questo motivo l’indennità di 0,21 euro copre anche le eventuali spese di parcheggio per i lavoratori che si recano in ufficio con la propria auto.

Utenti del trasporto pubblico

Le detrazioni fiscali per il chilometraggio per uso professionale per i dipendenti che utilizzano i mezzi pubblici dipendono da due fattori.

• La distanza percorsa tra l’abitazione del dipendente e il luogo di lavoro.
• Il numero di giorni in cui il dipendente si reca in ufficio.

La tabella seguente può essere utilizzata per aiutare a determinare il pagamento dell’indennità di chilometraggio approvato in questo caso:

Fonte: belastingdienst.nl