Non è un segreto, gli eventi di squadra sono più popolari che mai. Se sei un manager di eventi o un professionista delle risorse umane incaricato di organizzare eventi di squadra, è molto probabile che il tuo calendario negli ultimi 12 mesi sia stato piuttosto fitto. (Con ancora più eventi aziendali in cantiere…)
E non sei l’unico.
In un recente sondaggio che ha incluso team ibridi, remoti e completamente in persona, il 25% degli amministratori e dei gestori di eventi ha dichiarato di essere organizzare riunioni di gruppo ogni mesecon il 22% che afferma che il proprio team preferisce incontrarsi trimestralmente.
Non c’è dubbio che le aziende continuino a vedere il valore delle interazioni nella vita reale, che si tratti di un evento di team building, di un’azienda fuori sede o di riunire i colleghi per uno dei tanti conferenze tecnologiche in tutto il mondo. Ma poiché l’appetito per gli eventi faccia a faccia continua a crescere, è essenziale investire negli strumenti giusti per una pianificazione senza stress e conveniente.
La prenotazione di viaggio e alloggio per l’evento del tuo team può essere uno degli aspetti più costosi e impegnativi del processo di pianificazione, ma ci sono strumenti software specificamente progettati per i viaggi di gruppo per aiutare con questo. Ciò consente alle aziende e ai gestori di eventi di risparmiare tempo, ottenere un migliore controllo del budget degli eventi e coordinare facilmente i piani con i colleghi.
3 modi in cui TravelPerk può semplificare la gestione dei viaggi per il tuo prossimo evento di squadra:
1. Pianifica, organizza e condividi il tuo evento da un’unica piattaforma
Quei giorni in cui si hanno più schede aperte sul browser Internet e si deve freneticamente scorrere tra e-mail, calendario, allentamento, fogli Excel e più conferme di prenotazione sono davvero finiti.
Con Eventi TravelPerkpuoi invitare partecipanti, organizzare partecipanti, comunicare piani, nonché prenotare e gestire viaggi, tutto dalla stessa piattaforma.
Questo non solo ti fa risparmiare tempo come organizzatore di eventi, ma significa anche che il tuo team ha una fonte di informazioni per tutto ciò che riguarda il tuo prossimo evento. Niente più domande lente ripetitive o e-mail avanti e indietro: tutte le informazioni importanti di cui i partecipanti hanno bisogno sulla riunione del tuo team possono essere aggiunte a TravelPerk Events.
Dopo aver creato un evento sulla piattaforma TravelPerk, puoi vedere chi ha accettato o meno l’invito (e dare loro una spintarella se necessario!) e vedere i piani di viaggio di ogni partecipante a colpo d’occhio. In pochi clic, puoi vedere quando stanno arrivando, in quale hotel alloggiano e comunicare nuove attività, tutto all’interno della stessa piattaforma.
Gli altri partecipanti all’evento possono anche avere visibilità dei piani di viaggio dei loro colleghi, così i membri del team che viaggiano dalla stessa città possono prendere lo stesso treno, ad esempio, o prenotare lo stesso hotel, contribuendo a massimizzare la collaborazione tra i team e promuovendo coloro che sono importanti in connessioni di vita reale.
Scopri com’è facile tenere traccia dei piani di viaggio dei partecipanti all’evento:
Se stai pianificando un evento di gruppo, gestire i piani di viaggio individuali di tutti può essere un vero grattacapo con più itinerari e conferme di prenotazione. Con TravelPerk Events puoi vedere tutti i voli, i treni e gli alloggi dei partecipanti a colpo d’occhio, rendendo l’organizzazione più agevole e semplice.
2. Consentire ai dipendenti di prenotare i propri viaggi per eventi
In molte aziende, la responsabilità di prenotare viaggi di lavoro per un evento aziendale ricade spesso su poche persone specifiche dell’organizzazione. Ma la verità è che questo processo può essere davvero inefficiente. Può causare colli di bottiglia nei processi e, in molti casi, lasciare i dipendenti scontenti e frustrati.
Con Le politiche di viaggio integrate di TravelPerk puoi autorizzare i dipendenti a prenotare il proprio viaggio e alloggio per il tuo prossimo evento di squadra, con la tranquillità che non spenderanno oltre il tuo budget e prenoteranno la suite all’attico in un hotel a 5 stelle…
In pochi minuti, puoi impostare politiche di viaggio separate per i diversi team della tua organizzazione e decidere come vuoi che funzioni il processo di approvazione. Ad esempio, se un membro del team prenota voli e alloggi che sono “in regola”, puoi scegliere di farli approvare automaticamente all’interno della piattaforma.
Al contrario, se un dipendente cerca di prenotare un viaggio che non rientra nelle norme, puoi impostare chi in azienda dovrà “approvare” quel viaggio prima che venga prenotato. La nostra piattaforma ha anche una facile integrazione con Slack, che invia una notifica all'”approvatore” designato per i viaggi fuori norma. In media, questa integrazione velocizza il processo di approvazione dell’80%. Dandoti il pieno controllo del tuo evento e del budget di viaggio senza microgestione. Una vera vittoria, vittoria per tutti.
3. Tieni facilmente d’occhio il budget del tuo evento
Organizzare un evento di squadra indimenticabile, cercando di rispettare il budget, può essere uno degli aspetti più impegnativi per riunire la tua squadra.
Dei tanti modi TravelPerk può aiutarti a risparmiare sugli eventi aziendaliuna delle funzionalità più apprezzate della nostra piattaforma sia per i gestori di eventi che per i team finanziari è la possibilità di tenere traccia delle spese di viaggio in tempo reale.
Uno dei motivi comuni per cui i gestori di eventi tendono a spendere troppo bilancio dell’evento è perché monitorano i costi in modo retrospettivo, di solito dovendo raccogliere fatture e ricevute di viaggio da ogni parte del mondo, senza una chiara panoramica di ciò che hanno speso in tempo reale. E prima che tu te ne accorga, ti rendi conto che metà del budget è stato speso per l’alloggio prima ancora che tu abbia avuto la possibilità di organizzare rinfreschi o intrattenimento.
TravelPerk rende incredibilmente facile il monitoraggio delle spese di viaggio per l’evento del tuo team. Basta applicare un’etichetta personalizzata all’evento che stai organizzando e quindi tutti i costi attribuiti a questo evento possono essere monitorati tramite la nostra sofisticata dashboard di reportistica. Non dovrai più inseguire più fatture e ricevute per anticipare il budget del tuo evento!
Guarda come funziona di seguito.
Se, come molte aziende in tutto il mondo, stai cercando di rendere la tua organizzazione a prova di futuro con software affidabile per viaggi d’affariche renderà quindi semplice e facile da gestire riunire la squadra prenota una demo gratuita con TravelPerk.