Come avviare con successo una riunione

Quando sei incaricato di condurre il prossimo check-in aziendale, la chiamata di presentazione del cliente o la riunione di follow-up, solo capire come aprire una riunione può essere stressante! Per organizzare al meglio la tua prossima riunione, ci sono due cose che devi fare:

1. preparare Prima l’incontro
2. preparare per l’inizio dell’incontro

Piuttosto che “alare” alla tua prossima riunione, segui questi passaggi collaudati per un’apertura di successo della riunione.

Prima dell’incontro

Sapevi che il 60% dei lavoratori fare più preparazione per le riunioni di persona rispetto a quelle virtuali? Anche se comune, questo è un errore! Non importa il tipo di riunione, la preparazione è la chiave del successo. Segui questi suggerimenti per iniziare la riunione in modo efficace.

Definire gli obiettivi

In qualità di facilitatore della riunione, devi comprendere il Chi, Che cosa, E Perché.

• Perché c’è l’incontro?
• Chi ha davvero bisogno di essere lì (e qual è il loro ruolo nella riunione)?
• Che cosa sono gli scopi o gli obiettivi principali da raggiungere durante la riunione?

Definirli chiaramente ti aiuterà a far partire la tua riunione alla grande e ti darà una tabella di marcia chiara da seguire per una riunione efficace, dall’inizio alla fine.

Condividi un’agenda

Per una riunione di successo, metti tutti d’accordo, letteralmente!, prima dell’inizio della riunione. Condividi un’agenda con i partecipanti alla riunione, idealmente con almeno una settimana di anticipo.

Un’agenda fornisce uno scopo chiaro e obiettivi chiari alla tua riunione in modo da poter mantenere le riunioni produttive. Piuttosto che dover spiegare tutto di persona, puoi semplicemente fare un breve riepilogo e tuffarti.

Come aprire una riunione

Le prime impressioni contano sia con gli incontri di lavoro che con le presentazioni. Se hai svolto il lavoro di preparazione, avviare correttamente la riunione dovrebbe essere semplice.

Inizia alla grande la tua riunione delineare obiettivi chiari, rispettando l’orario della riunionee trovare modi per consentire a tutti di contribuire.

Inizia in orario

In qualità di facilitatore della riunione, dai valore al tempo di tutti e inizia subito. Naturalmente, è inevitabile che alcune persone possano arrivare in ritardo, ma è sufficiente riconoscere una breve zona cuscinetto e quindi procedere con l’agenda pianificata. Dopotutto, a nessuno piace starsene seduto a fare chiacchiere per dieci minuti in attesa dell’inizio di una riunione.

Potresti considerare di dire qualcosa come,

“Ciao a tutti, benvenuti! Daremo un minuto o due a tutti perché arrivino e poi ci tuffiamo”.

Dai il benvenuto ai partecipanti e assicurati che tutti siano pronti

Ciò è particolarmente importante per le riunioni virtuali. Prenditi un minuto per assicurarti che i microfoni e l’audio di tutti funzionino (e le telecamere, se necessario) per evitare interruzioni in seguito.

Questa è un’ottima cosa da fare mentre aspetti che arrivino tutti. Potresti dire qualcosa del tipo,

“Mi sentono tutti bene? Ho appena condiviso anche il mio schermo, fammi sapere se non riesci a vederlo.

“Poiché questo sarà un incontro di brainstorming, assicuriamoci che tutti possano ascoltare tutti prima di iniziare. Tutti possono andare in giro e dire velocemente il tuo nome per un veloce sound check?”

Se la videocamera o l’audio di qualsiasi membro del team non funziona, questo dà loro il tempo di rimediare prima di addentrarsi troppo nella riunione. Durante questo periodo, dovresti anche tenere d’occhio la “sala d’attesa” o la “lobby” della tua videoconferenza e assicurarti di ammettere tutti i partecipanti che rimangono bloccati lì.

Rivedere gli obiettivi e l’ordine del giorno

Dopo aver dato il benvenuto a tutti, dovresti prendere un minuto per rivedere gli obiettivi della riunione e il piano d’azione. In questo modo, comunichi ai tuoi partecipanti che apprezzi il loro tempo e le loro prospettive (mantenendo la riunione focalizzata). Durante questo periodo, dovresti anche rivedere tutte le regole di base per mantenere la riunione in pista.

Potresti dire qualcosa del tipo,

“Andiamo avanti e cominciamo. Come promemoria, i nostri obiettivi per questo incontro sono discutere le tre opzioni software che abbiamo e giungere a una decisione finale su quale andare avanti”.

Alcuni consigli per farlo in modo efficace:

• Prendi in considerazione l’idea di scrivere l’ordine del giorno della riunione su una lavagna o in un punto visibile per aiutare le persone a rimanere in pista durante la riunione.

• Se si tratta di una riunione più lunga (più di 30 minuti), prendi in considerazione la possibilità di suddividere i diversi punti dell’ordine del giorno ed elencare i tempi assegnati di ciascuno in modo che tutti sappiano approssimativamente quanto tempo dedicare a ciascun elemento di azione.

• Durante le riunioni del team, fai riferimento all’ordine del giorno se la conversazione sta andando fuori tema per evitare che i periodi di discussione aperta diventino una perdita di tempo.

Definisci i ruoli in modo che tutti sappiano cosa ci si aspetta

In alcune riunioni, può essere utile definire i ruoli, come i responsabili delle decisioni e quelli che prendono appunti, in modo che ogni membro del team sappia cosa ci si aspetta da loro e come contribuire. Questo può essere informale e può essere fatto all’inizio della riunione o in anticipo.

Potresti dire qualcosa del tipo,

“Mentre lavoriamo su questi elementi di azione oggi, Joe ci prenderà dei minuti per condividerli in seguito, e Sarah presenterà le diverse opzioni tra cui scegliere”.

Molte persone hanno paura di sembrare prepotenti, ma una grande discussione è aiutata da qualcuno che prende l’iniziativa, guida la conversazione e tiene tutti in carreggiata.

Pianifica un buon modo per immergerti

Infine, tuffati nei tuoi punti all’ordine del giorno. Dovresti pianificare questa transizione in anticipo in modo da non essere bloccato nel momento cercando di dare energia alla stanza.

Se hai sviluppato un buon programma, potresti semplicemente passare alla prima azione. Altre idee:

• inizia con un veloce rompighiaccio (ottimo per il team building)
• inizia con una tavola rotonda in cui ogni persona condivide un aggiornamento o un’idea
• iniziare con una sessione di brainstorming

Qualunque cosa sia, assicurati che aggiunga valore facendo progressi sui tuoi obiettivi. Inoltre, assicurati che la tua transizione sia entrambe le cose breve E adatto alla formalità e allo scopo della riunione. Non vuoi giocare a rompere il ghiaccio spensierato in un’importante riunione delle parti interessate!

Punti chiave:

Per ricapitolare, ecco i cinque passaggi per un’ottima apertura della riunione:

• Dai il benvenuto a tutti e assicurati che tutti possano vedere/ascoltare tutti gli altri.
• Inizia la riunione in tempo.
• Rivedere l’ordine del giorno e gli obiettivi. Mantieni lo scopo della riunione in primo piano.
• Definire i ruoli, se necessario.
• Pianifica una transizione efficace per entrare nei tuoi punti all’ordine del giorno.

Tutto quanto sopra non dovrebbe richiedere più di 5-10 minuti, a seconda della durata della riunione. Anche se l’inizio della riunione dovrebbe essere breve, un inizio della riunione ben pianificato e ponderato darà il tono a una riunione di successo e produttiva.