Chi gestisce i viaggi di lavoro nella tua azienda? È il dipartimento finanziario, un pianificatore di viaggio o un amministratore?
Se sei un professionista delle risorse umane, la prenotazione di viaggi di lavoro potrebbe non essere una delle tue attività quotidiane sul posto di lavoro. Ma questo non significa che non dovresti essere coinvolto.
In qualità di responsabile delle risorse umane, è tua responsabilità garantire la sicurezza e le prestazioni dei dipendenti e rendere la tua azienda attraente per i nuovi talenti. I viaggi d’affari sono direttamente collegati a queste aree.
Quando si tratta di integrare un nuovo strumento per automatizzare alcuni aspetti della gestione dei viaggi di lavoro, i team delle risorse umane sono spesso una parte importante del processo, soprattutto se lavorano per una piccola o media impresa. TravelPerk i dati mostrano che in quasi il 10% dei casi un professionista HR è il punto di contatto tra noi e le aziende che serviamo.
Continua a leggere per saperne di più sui viaggi d’affari per i dipartimenti delle risorse umane.
Perché i professionisti delle risorse umane dovrebbero essere coinvolti nei viaggi di lavoro?
Mantenere i dipendenti in viaggio al sicuro
Le aziende hanno un dovere di diligenza ai propri dipendenti. Quando un dipendente è in viaggio per affari, la sua sicurezza diventa responsabilità del suo datore di lavoro.
I programmi di viaggio dei dipendenti comportano un certo livello di rischio. Anche se si spera che tutto fili liscio, c’è sempre la possibilità che i viaggiatori perdano i documenti, si ammalino o abbiano un incidente durante il viaggio. Spetta ai datori di lavoro prendere precauzioni per ridurre la probabilità di questi incidenti e garantire che vengano affrontati adeguatamente se si verificano.
Proprio come la maggior parte dei dipartimenti delle risorse umane ha un piano in atto per affrontare le emergenze (come un incendio in ufficio), devono farlo anche loro creare un piano per affrontare le emergenze sulla strada. Ciò proteggerà la sicurezza e il benessere dei viaggiatori, garantendo al contempo la conformità legale.
Sviluppare l’employer branding e aumentare il coinvolgimento dei dipendenti
I viaggi di lavoro influenzano direttamente il modo in cui i dipendenti si sentono riguardo al loro lavoro. UN studio della Global Business Travel Association (GBTA) ha rivelato che quasi l’80% dei viaggiatori d’affari nordamericani dice la loro esperienza di viaggio d’affari influisce sulla loro soddisfazione lavorativa complessiva.
Lo stesso studio ha anche mostrato che quasi il 60% dei viaggiatori nordamericani dice la politica di viaggio di un’azienda è un fattore importante quando si considera un potenziale nuovo datore di lavoro—quindi le iniziative di viaggio d’affari sono fondamentali anche per le assunzioni e l’employer branding.
I dipartimenti delle risorse umane devono essere a conoscenza delle politiche sui viaggi d’affari della propria azienda in modo da poter condividere le informazioni su tali politiche con i candidati al lavoro.
Dovrebbero anche considerare in che modo i viaggi di lavoro possono influire sul coinvolgimento, sulla fidelizzazione e sulla cultura aziendale dei dipendenti, in modo positivo o negativo (a seconda di come i dipendenti si sentono riguardo alle loro esperienze di viaggio e prenotazione).
Mantenere la conformità e le prestazioni
I dipartimenti delle risorse umane sono anche responsabili del monitoraggio delle prestazioni e della conformità dei dipendenti. Sfortunatamente, ci possono essere situazioni in cui i viaggiatori d’affari non seguono la politica aziendale quando si tratta di spese o rimborsi aziendali. Se ciò accade, le risorse umane devono essere informate del problema (e se c’è un modo per evitare che accada in primo luogo, tanto meglio).
Il rovescio della medaglia, i viaggi di lavoro possono anche avere un impatto positivo sulle prestazioni dei dipendenti. Dice l’84% dei viaggiatori d’affari nordamericani la qualità della loro esperienza di viaggio d’affari influisce sui loro risultati sul lavoro, secondo il GBTA. In molti casi, viaggiare può aumentare il morale e il benessere, migliorare le relazioni o offrire opportunità di apprendimento uniche che non sono disponibili in ufficio.
Chiaramente, i viaggi di lavoro sono collegati a diversi problemi relativi alle risorse umane. Quindi non sorprende che molti professionisti delle risorse umane siano direttamente coinvolti nell’approvvigionamento di strumenti per la gestione dei viaggi di lavoro.
Se sei stato incaricato di la scelta di un fornitore di software per viaggi d’affari per la tua azienda, potresti non sapere da dove cominciare. Ecco alcune delle caratteristiche più importanti a cui prestare attenzione:
Monitoraggio dei viaggiatori e gestione del rischio
Per mantenere i tuoi viaggiatori al sicuro, devi sapere dove si trovano. Alcune piattaforme di gestione dei viaggi offrono il monitoraggio in tempo reale, in modo da poter individuare la posizione del viaggiatore in caso di emergenza. TravelPerk offre una soluzione di gestione dei viaggi e dei rischiinsieme ad aggiornamenti istantanei e avvisi per aiutare i viaggiatori a stare al sicuro.
Il tuo strumento di gestione e prenotazione dei viaggi dovrebbe inoltre consentirti di comunicare facilmente con i viaggiatori in tempo reale, in modo che possano tenerti informato su eventuali modifiche (e viceversa).
Prima del viaggio, potresti voler eseguire a valutazione del rischio di viaggio per assicurarti di comprendere i potenziali rischi del viaggio. Ciò è particolarmente importante in caso di viaggi internazionali o in viaggi in cui sono richieste vaccinazioni o visti.
Assistenza clienti rapida
I tuoi viaggiatori devono essere in grado di contattare qualcuno se hanno bisogno di aiuto. Scegli una piattaforma che offre assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7così puoi adempiere al tuo dovere di cura e ottimizzare l’esperienza dei dipendenti. Se le persone hanno bisogno di apportare un cambio di viaggio urgente o di ricevere aiuto in caso di emergenza, dovrebbero poter contare sulla tua società di gestione dei viaggi.
Gestione delle travel policy aziendali
Consentendo ai tuoi viaggiatori d’affari di effettuare le proprie prenotazioni di viaggio, puoi offrire loro maggiore libertà e comfort. Ma come puoi assicurarti che seguano la politica aziendale?
Con uno strumento software come TravelPerk, puoi farlo integra le tue politiche di viaggio e il processo di approvazione direttamente nella piattaforma. In questo modo, otterrai il pieno controllo sulla conformità senza microgestione. I viaggiatori possono chiedere l’approvazione direttamente all’interno dell’app e puoi aggiungere restrizioni per aiutarli a prenotare all’interno della politica.
Flessibilità
A volte, i viaggiatori potrebbero dover riprenotare all’ultimo minuto a causa di un’emergenza. Con soluzioni di viaggio flessibili, questo non deve significare perdere il prezzo del biglietto aereo o altri costi del viaggio.
TravelPerk’s Programma FlexiPerk ti consente di rendere tutti i tuoi viaggi completamente rimborsabili con un piccolo supplemento. In questo modo, i viaggiatori possono annullare in qualsiasi momento fino a due ore prima del viaggio e ottenere un minimo dell’80% del viaggio rimborsato. A lungo termine, ciò può portare a significativi risparmi sui costi e darà alla tua azienda un maggiore controllo sulle spese di viaggio e sui profitti.
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