I viaggi d’affari sono un’industria enorme. Si prevede che la spesa globale per i viaggi d’affari raggiungerà 1,47 trilioni di dollari entro il 2026, secondo Statista. Ma per cosa vengono spesi questi soldi?
Quando pensi ai centri di costo dei viaggi d’affari, potresti immaginare di prenotare viaggi aerei, hotel, ristoranti e luoghi per eventi. Tuttavia, questa è solo la punta dell’iceberg: potrebbero esserci anche costi di gestione significativi nella pianificazione del viaggio.
Con inflazione spingendo verso l’alto il costo del viaggioi responsabili finanziari e i responsabili dei viaggi sono sempre più alla ricerca di modi per realizzare risparmi sui costi.
Molte aziende scelgono di investire in soluzioni di automazione per modernizzare i propri programmi di viaggio d’affari. Uno strumento software efficace può semplificare il processo di pianificazione del viaggio, risparmiando tempo e denaro.
Ed è qui che entra in gioco il travel procurement:
Cos’è l’approvvigionamento per i viaggi d’affari?
“Approvvigionamento” significa approvvigionamento e ottenimento di beni e servizi per un’azienda. In breve, significa acquistare qualcosa di cui un’azienda ha bisogno, dalle materie prime alle forniture per ufficio, all’hardware o al software.
Il processo di approvvigionamento prevede:
- Comprendere i requisiti della tua azienda
- Comprensione dei requisiti legali o normativi
- Pianificare l’acquisto
- Ricerca di diversi fornitori
- Selezione di un’opzione
- Gestione budget e pagamenti
Diverse parti interessate possono essere responsabili dei servizi di approvvigionamento di viaggi d’affari. Alcune aziende hanno un responsabile degli acquisti dedicato. In altre società, la responsabilità può ricadere su un travel manager, un amministratore, un responsabile finanziario, un responsabile delle risorse umane o una combinazione di questi.
L’approvvigionamento di viaggio può comportare prenotazione viaggi di lavoro e organizzare direttamente il viaggio, ma potrebbe anche coinvolgere la scelta di una società di gestione dei viaggi o uno strumento software.
Gli strumenti di prenotazione dei viaggi semplificano notevolmente il processo di pianificazione dei viaggi di lavoro. Possono aiutarti a risparmiare denaro grazie all’esclusiva sconti per viaggi aziendali E opzioni di prenotazione flessibili. Possono anche aiutarti a far rispettare e amministrare le politiche di viaggio, organizzare prenotazioni e note spese in un unico posto e offrire approfondimenti basati sui dati a ottimizzare la spesa di viaggio.
Quando acquisti uno strumento di prenotazione viaggi per la tua organizzazione, assicurati di considerare:
Esigenze di viaggio aziendali
Con quale frequenza i membri del team aziendale viaggiano per affari? E che tipo di viaggi sono questi, ad esempio riunioni, conferenze, fuori sede o traslochi?
A seconda delle esigenze della tua azienda, potresti aver bisogno di diversi tipi di soluzioni di pianificazione del viaggio. Ad esempio, se la tua azienda organizza molti eventi o fuori sede, trarrai vantaggio da una soluzione come Eventi TravelPerk. Utilizzando la piattaforma, puoi effettuare prenotazioni, gestire i partecipanti, condividere itinerari e comunicare modifiche, tutto in un unico posto.
Se i tuoi viaggiatori hanno spesso bisogno di modificare o cancellare i loro piani, cerca una soluzione come quella di TravelPerk Programma FlexiPerk. Paga una piccola tassa per ogni viaggio e puoi rendere ogni viaggio rimborsabile. I viaggiatori possono annullare in qualsiasi momento fino a due ore prima del viaggio e recuperare l’80% o più del costo del viaggio.
E se hai spesso ospiti che si uniscono ai tuoi dipendenti in viaggio d’affari (come membri della famiglia, coniugi, clienti o partner), assicurati che la tua piattaforma offra un opzione profilo ospite. In questo modo, gli amministratori possono gestire i viaggi per quelle persone esterne o possono avere un accesso limitato alla piattaforma senza vedere informazioni aziendali sensibili.
Esperienza utente e assistenza clienti
Quando si cerca una piattaforma di gestione dei viaggi o strumento di prenotazione online, scegli un’opzione che offra un’interfaccia utente moderna con cui i viaggiatori si sentiranno a proprio agio. Ciò li incoraggerà a continuare a utilizzare la piattaforma, migliorando al contempo l’esperienza del viaggiatore.
Sulla stessa linea, ti consigliamo di assicurarti che il team di assistenza clienti della piattaforma sia all’altezza. Dovrebbero essere in grado di offrire assistenza clienti nelle lingue di cui hai bisogno per tutti i viaggiatori e dovrebbero avere standard elevati per l’assistenza clienti.
Con TravelPerk puoi ricevere assistenza clienti in-app 24 ore su 24, 7 giorni su 7 da veri umani (non robot), con un tempo di risposta di 15 secondi.
Dovere di diligenza
Anche un’assistenza clienti rapida ed efficace è essenziale per soddisfare le tue esigenze dovere di diligenza e obblighi di gestione del rischio. I viaggiatori dovrebbero essere in grado di raggiungere facilmente qualcuno in caso di emergenza. Dovrebbero anche avere accesso a informazioni di viaggio essenziali e notifiche di rischio durante il viaggio.
Inoltre, dovresti essere in grado di farlo tenere traccia di dove si trovanocosì puoi agire rapidamente se hanno bisogno di aiuto e garantire la sicurezza dei viaggiatori.
Inventario
Il tuo fornitore dovrebbe offrire un inventario sufficiente con molte opzioni per voli, noleggio autoE alloggio. Dovrebbero anche offrire prezzi adatti alle tue esigenze e al tuo budget al momento della prenotazione del viaggio.
Assicurati che l’inventario del tuo strumento di prenotazione includa le opzioni più importanti per la tua azienda, ad esempio i biglietti del treno se il tuo programma di viaggio include molti viaggi nazionali o le tariffe aeree se prenoti spesso viaggi internazionali.
Sostenibilità
Se la tua azienda sta lavorando per obiettivi di sostenibilità aziendale, il tuo software per viaggi d’affari dovrebbe aiutarti a raggiungerli. Alcuni strumenti di prenotazione offrono Offset carbonio e reporting direttamente all’interno della piattaforma (TravelPerk lo fa con il programma GreenPerk.) In questo modo, puoi assicurarti che la tua organizzazione viaggi in modo sostenibile e raggiunga i tuoi obiettivi di riduzione delle emissioni.
Insight basati sui dati
Prova a trovare uno strumento che offra una dashboard di analisi, in modo da poter capire come, quando e dove viaggiano le persone. Con l’accesso ai dati sui modelli di viaggio, sarai in grado di:
- Trova e riduci le inefficienze
- Identificare le opportunità di risparmio sui costi
- Fare il gestione delle spese di viaggio e processo di contabilità più facile
- Visualizza le tendenze e presentale agli stakeholder
Conformità alle norme
Infine, è utile scegliere un servizio di viaggio che lo faccia automatizzare la conformità alla politica di viaggio. Automatizzando le approvazioni e aggiungendo le tue politiche di viaggio direttamente alla piattaforma, puoi garantire la conformità, pur offrendo ai viaggiatori la libertà di scegliere le loro opzioni di prenotazione preferite.
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