Come sapranno fin troppo bene i travel manager e i professionisti delle risorse umane, diversi elementi contribuiscono a coordinare un evento di squadra di successo. Trovare una data adatta, reperire tariffe aeree, effettuare prenotazioni alberghiere di gruppo e organizzare il trasporto sono solo l’inizio delle sfide affrontate durante la pianificazione degli eventi di squadra.
Negli ultimi anni le aziende sono passate a nuovi modi di lavorare. Con più dipendenti che lavorano da remoto, riunire i team per favorire l’appartenenza e affrontare determinati compiti faccia a faccia non è mai stato così importante.
Gli eventi di squadra possono assumere molte forme. Dalle conferenze ai ritiri aziendali, dalle riunioni di team building alle sessioni di brainstorming fuori sede, nel mondo del lavoro ibrido, ci sono molti altri motivi per cui i team dovranno viaggiare per incontrarsi di persona.
Con l’aumento dei viaggi di gruppo, come possono i pianificatori garantire che le spese non vadano fuori controllo? Come per qualsiasi evento, puoi stabilire un budget, ma con così tanti dipendenti in transito, è facile che si verifichino costi imprevisti. Quindi, come puoi risparmiare denaro sugli eventi della tua squadra e approfittare degli sconti speciali per gruppi offerti?
6 suggerimenti per ottenere sconti sui viaggi di gruppo per il tuo prossimo evento di squadra
Pianificare in anticipo
Potrebbe sembrare semplice, ma pianificare il tuo evento il più in anticipo possibile può avere un impatto notevole sui profitti. Le compagnie aeree, i trasporti e gli alloggi fanno pagare un sovrapprezzo per i viaggiatori che scelgono di prenotare all’ultimo minuto. Con più membri del team in viaggio, effettuare la prenotazione del gruppo in tarda giornata può consumare rapidamente il budget e sprecare risorse preziose che potresti spendere per altri elementi dell’evento del tuo team.
Sii strategico
Quando pianifichi le date dell’evento del tuo team, vale la pena essere strategici, soprattutto se i tuoi piani prevedono la prenotazione di voli per i dipendenti. La ricerca suggerisce che le tariffe aeree infrasettimanali sono più economichecon martedì che è il giorno migliore per cercare i prezzi dei biglietti più bassi.
Il periodo dell’anno del tuo evento può anche avere grandi implicazioni per i costi di trasporto e alloggio. Evitare i periodi tipicamente occupati dai turisti può ridurre significativamente le spese di viaggio e ampliare le possibilità di alloggio.
I mesi più convenienti per i viaggi aziendali sono le date infrasettimanali di aprile, maggio, settembre o ottobre. Questi mesi evitano l’aumento dei prezzi delle vacanze e vedranno gli hotel più incentivati a offrire tariffe di gruppo.
Sii flessibile
Quando si tratta di eventi aziendali, vale la pena essere flessibili. Qualcuno si ammala o deve prendersi un periodo di assenza imprevisto. C’è un’intera miriade di motivi per cui sei destinato ad avere almeno una cancellazione quando riunisci un gruppo numeroso.
Mentre le politiche di cancellazione sono state più generose negli ultimi anni, ora è fondamentale prestare attenzione alle scritte in piccolo. Optare per tariffe flessibili è sempre ragionevole, ma le compagnie aeree e i fornitori di alloggi spesso premiano queste opzioni. Inoltre, come possono attestare molti travel manager, puoi passare ore in attesa cercando di cambiare l’organizzazione del tuo viaggio.
Soluzioni come FlexiPerk di TravelPerk semplifica la pianificazione dei viaggi di gruppo offrendo le tariffe più flessibili sul mercato. I viaggiatori aziendali possono cancellare i loro piani senza domande fino a 2 ore prima della partenza e ricevere un rimborso garantito di almeno l’80% dei costi. Inoltre, con FlexiPerk, non dovrai aspettare ore. I viaggiatori possono modificare i loro itinerari nella semplice dashboard o parlare con un esperto di viaggi in soli 15 secondi, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all’anno.
FlexiPerk ti offre il viaggio d’affari più flessibile di sempre. Paghi una piccola quota oltre alla tua prenotazione e se i tuoi piani cambiano, puoi cancellare fino a due ore prima e ottenere un rimborso minimo dell’80% del viaggio. Nessuna domanda chiesta.
Promuovere il trasporto pubblico
Se l’evento della tua squadra si svolge vicino alla sede centrale, incoraggia i dipendenti a evitare di noleggiare auto o prendere un taxi e optare invece per i mezzi pubblici. Non solo è meglio per l’impronta di carbonio del tuo evento, ma puoi anche acquistare biglietti di risparmio di gruppo per treni e autobus nella maggior parte delle principali città. Ma per motivi di sicurezza, assicurati che i membri del team sappiano che possono prendere un taxi se devono viaggiare da soli a tarda notte.
Lavora in modo più intelligente, non di più
Come accennato in precedenza, la prenotazione di viaggi per eventi di squadra può richiedere molto tempo senza gli strumenti giusti. Le soluzioni di gestione dei viaggi come TravelPerk possono aiutare i manager a semplificare il processo di prenotazione integrando le politiche di viaggio aziendali e automatizzando le approvazioni. Con questi strumenti, i travel manager e i viaggiatori aziendali possono risparmiare molto tempo. Eliminando la necessità di navigare attraverso diversi browser, gli utenti possono prenotare voli, alloggi, noleggio auto e biglietti del treno in un’unica piattaforma semplice da usare.
Stai pianificando un grande evento? TravelPerk’s strumento di gestione degli eventi può aiutarti a tenere traccia degli RSVP del tuo team e condividere i dettagli dell’itinerario in massa con il semplice clic di un pulsante. Inoltre, con la soluzione di TravelPerk, mantenere i partecipanti al sicuro è più semplice, con visibilità in tempo reale e notifiche istantanee per eventuali aggiornamenti sulla sicurezza o sull’itinerario.
Approfitta delle tariffe aziendali
Dalle miglia frequent flyer ai soggiorni in hotel gratuiti, al noleggio di auto aziendali e agli account di rideshare, gli sconti sui viaggi di lavoro sono disponibili in molte forme e dimensioni. Iscriversi a programmi di viaggio con sconti aziendali non solo può farti risparmiare denaro, ma può anche migliorare l’esperienza di viaggio per i tuoi team.
Gli hotel e le compagnie aeree offrono spesso trattamenti preferenziali e incentivi per i membri dei club fedeltà. L’appartenenza a questi programmi può comportare vantaggi per i viaggiatori aziendali, come un numero di telefono del servizio clienti speciale o il check-in rapido in aeroporto. Ma accumulare miglia o il numero di notti per beneficiare delle tariffe aziendali può essere più complicato per le piccole imprese. L’utilizzo dei servizi di una società di gestione dei viaggi (TMC) può aiutarti a saltare la fila.
Le TMC dispongono di vaste reti nel settore dei viaggi e negoziano tariffe aziendali con gli hotel per conto delle aziende. TravelPerk, ad esempio, ha il più grande inventario di servizi di viaggio sul mercato e gli utenti possono trarne vantaggio 26.000 tariffe speciali quando si scelgono gli hotel sulla loro piattaforma. Inoltre, in media, le aziende possono risparmiare un ulteriore 20% sulle spese di viaggio grazie al loro Soluzione recupero IVA.
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