Sei l’organizzatore di eventi per il tuo dipartimento o per l’intera organizzazione? Trovare una data, selezionare un luogo e organizzare attività può essere una sfida seria, soprattutto con un budget limitato. Con le aziende che stringono la cinghia mentre superiamo le incertezze economiche, sono disponibili meno soldi per le riunioni di gruppo. Ma con i colleghi che trascorrono sempre più tempo lavorando fuori dall’ufficio, non è mai stato così importante riunire tutti.
Anche se quelle piccole chiacchierate possono sembrare frivole, l’interazione di persona è vitale per vari motivi. Dal legame di squadra al riconoscimento del duro lavoro dei colleghi, investendo nel riunire i team, il faccia a faccia può trarre vantaggi significativi nel coinvolgimento e nella fidelizzazione dei dipendenti. Ma quali suggerimenti e trucchi puoi utilizzare fai in modo che il tuo budget faccia il possibile? A TravelPerk, abbiamo raccolto i nostri 8 migliori trucchi per risparmiare sui costi per i pianificatori di viaggi aziendali per ridurre la spesa e semplificare la gestione degli eventi per la loro prossima riunione di squadra. Immergiamoci!
Le tue date possono fare la differenza
Qualcosa di semplice come il periodo dell’anno in cui organizzi il tuo prossimo evento può avere un notevole impatto sul tuo budget. Le prime aziende remote, in particolare, potrebbero dover prenotare lunghi viaggi per riunire i propri team e viaggiare al di fuori dei periodi di punta potrebbe ridurre significativamente i costi. Evitare i mesi estivi potrebbe cambiare drasticamente l’importo che devi spendere in biglietti aerei e prenotazioni alberghiere.
Mentre giugno, luglio e agosto sono i mesi più popolari per i turisti, le vacanze invernali possono anche vedere i prezzi salire e la disponibilità diminuire. I giorni feriali di aprile, maggio, settembre e ottobre sono in genere buoni per i viaggi di lavoro, con i dipendenti che tornano in ufficio dopo le ferie e opzioni più convenienti per l’alloggio e il trasporto disponibili per le prenotazioni di gruppo.
Concentrati sulla flessibilità
Se gli ultimi anni ci hanno insegnato qualcosa, avere una politica di cancellazione generosa è fondamentale! I viaggi d’affari sono sempre stati pieni di circostanze inaspettate. Che si tratti della riunione con il cliente che viene rinviata o del dipendente che si ammala prima del viaggio, i travel manager conoscono da tempo l’inconveniente che può derivare dal tentativo di cancellare all’ultimo minuto o recuperare il costo dei loro itinerari dall’assicurazione.
Prima di prenotare qualsiasi volo o trasporto, controlla se le tue tariffe non sono rimborsabili o se esiste un’opzione più flessibile. Anche le politiche di cancellazione degli alloggi possono variare enormemente, quindi verifica con il tuo fornitore se è possibile una politica più generosa con un deposito non rimborsabile.
Servizi come FlexiPerk dalla soluzione di gestione dei viaggi TravelPerk consentire ai viaggiatori di cancellare i propri piani di viaggio fino a due ore prima della partenza senza fare domande e con un rimborso minimo dell’80% garantito. I viaggiatori possono cancellare gli itinerari direttamente sulla piattaforma TravelPerk o contattare un vero essere umano nell’assistenza clienti in soli 15 secondi, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all’anno.
FlexiPerk ti offre il viaggio d’affari più flessibile di sempre. Paghi una piccola quota oltre alla tua prenotazione e se i tuoi piani cambiano, puoi cancellare fino a due ore prima e ottenere un rimborso minimo dell’80% del viaggio. Nessuna domanda chiesta.
Controlla la tua sede
La scelta di un luogo appropriato per l’evento dipende da alcuni fattori vitali.
- Quante persone stai riunendo?
- Quale sarebbe una posizione comoda che riduce la quantità di viaggio per la maggior parte dei partecipanti?
- Qual è lo scopo di questo evento? Di quali tipi di spazi per riunioni potresti aver bisogno?
Come vedremo presto, se vuoi riunire i tuoi dipendenti per un semplice legame di squadra, rimanere in loco con alcune attività presso la sede centrale potrebbe essere un’ottima opzione per risparmiare denaro. Tuttavia, se stai ospitando un evento più grande, potresti aver bisogno di accordi più estesi.
Un hotel potrebbe essere uno sfondo migliore se hai bisogno di uno spazio per conferenze e alloggi per i dipendenti. Molti grandi marchi hanno programmi di fidelizzazione che danno ai membri punti e vantaggi aggiuntivi per l’assunzione dei loro spazi per eventi. Se sei un team più piccolo, Airbnb offre fantastiche opzioni convenienti con la loro gamma di luoghi stimolanti progettati pensando alle riunioni aziendali.
Diventa creativo con le attività
Le sessioni di team building non devono necessariamente costare molti soldi! Lo scopo del gioco è far sentire i dipendenti apprezzati e farli parlare come una squadra. Quindi, anche se potresti sentire la pressione di esagerare, a volte le idee più semplici possono essere le più efficaci.
Ci sono molte attività di team building a basso costo, incluse molte che puoi ospitare in ufficio per mantenere la spesa bassa. Che si tratti di una giornata sportiva vecchio stile o di una cena di gruppo in stile buffet, con un po’ di creatività e aiuto, puoi assicurarti che tutti si divertano senza spendere una fortuna, e questo ci porta piacevolmente a…
Coinvolgi tutti
Come dice il vecchio proverbio, “nessuno è un’isola” e non devi affrontare tutto da solo! Per vari motivi, chiedere ai colleghi di collaborare con l’organizzazione può essere vantaggioso. Oltre ad alleggerire il carico sulla tua lista di cose da fare, delegare compiti può darti nuove idee e un altro paio di occhi per individuare potenziali insidie. Inoltre, chiedere ai colleghi di occuparsi delle decorazioni o di creare una playlist eccezionale farà parlare le persone e creerà scalpore attorno al tuo evento!
Salta o ridimensiona lo swag
Mentre tutti amiamo alcuni buoni omaggi, può essere facile esagerare e sprecare preziosi budget per eventi su articoli che i tuoi team potrebbero utilizzare solo una o due volte. Se i premi aziendali sono una parte non negoziabile del tuo evento di squadra, ci sono ancora modi per risparmiare. Mentre rendere il tuo evento di regali di marca specifico potrebbe sembrare un trattamento sciccoso, aggiunge solo costi inutili.
Invece, mantieni i tuoi articoli pratici e semplici in modo da poterli acquistare all’ingrosso e riutilizzarli per altri scopi. Ad esempio, eleganti taccuini con il marchio della tua azienda possono essere regalati ai nuovi assunti durante il loro processo di onboarding o distribuiti in occasione di fiere o conferenze.
Raccogli altre forme di ROI
Risparmiare denaro non significa solo ridurre i costi. Pensa fuori dagli schemi e puoi massimizzare ulteriormente il ROI del tuo evento di squadra. In questi giorni il contenuto è re. Designare un membro del team per catturare i momenti migliori può creare contenuti utili per i social media e gli sforzi di reclutamento della tua organizzazione.
Per distinguerti, fai uno sforzo in più e registra brevi interviste con i dipendenti. Chiedi loro di descrivere brevemente l’evento e come si sentono a lavorare per la tua azienda. Non ci sarà mai un’opportunità migliore per catturare la loro eccitazione su pellicola e mostrare ai potenziali candidati a quale gruppo speciale potrebbero unirsi!
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Spendere soldi per i servizi di una società di travel management può sembrare controintuitivo, ma può essere il modo più efficace per ridurre i costi e migliorare l’esperienza di viaggio per i tuoi eventi aziendali. Con inventari in espansione, le TMC hanno accesso ai migliori contratti del settore e maggiore potere di negoziare sconti di gruppo. Oltre a reperire tariffe speciali, l’utilizzo dei servizi di viaggio può far risparmiare ore ai dipendenti consentendo loro di organizzare voli, alloggio e trasporti in un’unica piattaforma di facile utilizzo.
Oltre a fornire un processo semplificato per prenotare i viaggi di gruppo, ora offrono soluzioni come TravelPerk strumenti dedicati alla pianificazione degli eventi. Eliminando il fastidio di organizzare il tuo programma di viaggio, la loro piattaforma può aiutare i coordinatori a prenotare viaggi per più membri del team per un evento, tenere traccia delle iscrizioni e diffondere tutti i dettagli necessari in pochi clic. Inoltre, grazie all’intuitiva funzionalità di tagging, i travel manager possono tenere traccia di tutti i costi relativi a un singolo evento in tempo reale in un report raccolto.
Purtroppo abbiamo imparato tutti nel modo più duro che i piani possono cambiare! Ma con una soluzione per la gestione dei viaggi, non dovrai chiamare freneticamente o inviare e-mail ai tuoi viaggiatori aziendali per aggiornarli. Attraverso una semplice app mobile, i dipendenti ricevono notifiche in tempo reale per eventuali modifiche all’itinerario o problemi di sicurezza per il loro viaggio. Oltre a questi preziosi strumenti, gli utenti di TravelPerk possono risparmiare fino al 25% sulle spese di viaggio grazie all’intuitivo Soluzione IVA.
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