Nel mondo degli affari, gli incontri tra colleghi sono piuttosto comuni. Puoi incontrarti per una serie di motivi, da un semplice recupero alla creazione del tuo piano finanziario trimestrale, ad esempio. In effetti, le riunioni di lavoro sono così comuni che il dipendente medio negli Stati Uniti partecipa approssimativamente 8 incontri a settimana. Ciò equivale a uno sbalorditivo 55 milioni di riunioni tenute ogni settimana attraverso il paese!
Con così tante riunioni in corso, è inevitabile che non siano tutte del tutto efficienti o, diciamocelo, utili. Tutti siamo usciti da almeno un incontro e abbiamo pensato”beh… quella poteva essere una mail”.
Quindi, per assicurarti di gestire le riunioni più efficaci possibili, abbiamo messo insieme un breve elenco dei tipi più comuni di riunioni di lavoro che potresti incontrare, nonché alcuni suggerimenti per renderle davvero utili .
Immergiamoci!
I 5 tipi più comuni di riunioni di lavoro
Probabilmente, non ci sono due incontri uguali. Variano tutti a seconda dei partecipanti alla riunione, degli obiettivi prefissati, del momento in cui si svolgono e altro ancora. Tuttavia, ci sono 5 “concetti” generali per gli incontri di lavoro che si svolgono più frequentemente.
Tipo 1: sessioni di brainstorming
Forse gli incontri più entusiasmanti, le sessioni di brainstorming riguardano la creatività con il team. Che tu stia cercando modi per risolvere un problema o trovare nuove idee per una strategia, un prodotto o una campagna, le sessioni di brainstorming aiutano davvero le persone a pensare fuori dagli schemi facendo rimbalzare le idee l’una sull’altra.
E certo, questi incontri possono svolgersi online tramite strumenti di videoconferenza come Zoom. Tuttavia, un recente studio di Nature ha suggerito che le riunioni virtuali possono effettivamente limitare le idee creative bloccando la nostra capacità di leggere le code naturali degli altri e trarre ispirazione da tutto ciò che ci circonda. Ecco perchè avere una sessione di brainstorming di persona può aiutarti a generare più idee e trovare soluzioni più innovative a un problema!
Vuoi saperne di più su come incontrarsi nella vita reale può aiutare ad aumentare la produttività e la creatività? Guardare questo video del nostro COO Huw Slater e CPO Sally Sourbron che parlano proprio di questo al SaaStr 2022!
Tipo 2: riunioni di stato
Sappiamo tutti che le comunicazioni aziendali a volte possono essere complicate. Da un’e-mail chiave che finisce nello spam a un messaggio Slack perso, o cosa hai, può essere abbastanza facile rimanere indietro rispetto a ciò che stanno facendo i tuoi colleghi.
Ecco perché le riunioni di aggiornamento sullo stato programmate regolarmente sono così importanti! Offrono ai membri del team l’opportunità di condividere ciò su cui stanno lavorando, allineare gli obiettivi e persino uscire con alcuni elementi d’azione!
Affinché queste riunioni siano le più efficaci, assicurati sempre di avere un ordine del giorno della riunione che consenta a ogni membro del team di condividere il tempo. In questo modo, ti assicuri che tutti abbiano la possibilità di parlare e che i tuoi colleghi più silenziosi non vengano trascurati.
Attenersi ai tuoi punti all’ordine del giorno ti assicura anche di coprire tutto ciò che avevi pianificato nel periodo di tempo assegnato. Ti dà anche l’opportunità di annullare la riunione se non ci sono punti di discussione chiave in quel momento.
Tipo 3: incontri one-to-one
Come suggerisce il nome, si tratta di incontri in cui ti ritrovi con una sola persona. Sono un’opportunità per due persone di incontrarsi per uno scopo specifico. Ad esempio, potresti avere un incontro individuale settimanale con il tuo manager in cui ricapitoli ciò su cui hai lavorato nell’ultima settimana; o avere una sessione di revisione tra pari.
Potresti anche incontrare un collega con cui stai lavorando a un progetto o semplicemente incontrare qualcuno che può aiutarti a sbloccarti!
Questi incontri hanno una miriade di vantaggi. Sono ottimi per avanzare effettivamente in un lavoro insieme a un’altra persona, possono essere modi meravigliosi per conoscere un collega a un livello più personale e possono davvero aiutarti a fare progressi dove prima avresti potuto essere un po’ perso .
Tuttavia, può anche essere molto facile andare fuori tema in questi incontri, in particolare quando la persona con cui stai chattando è un amico!
Tipo 4: riunioni di problem solving
Le riunioni per la risoluzione dei problemi richiedono spesso un grande lavoro di squadra per trovare soluzioni a una particolare sfida. Si tratta di riunioni intensamente mirate in cui è necessario un risultato chiaro.
A seconda della natura della tua attività e del dipartimento in cui ti trovi, i problemi e le soluzioni che discuti in tali riunioni varieranno, ovviamente. Tuttavia, questi tipi di riunioni avranno sempre una cosa in comune: la necessità di trovare una soluzione.
Diversi problemi potrebbero richiedere più di un incontro per la risoluzione dei problemi. Ecco perché è così importante per te seguire le soluzioni che tu e il tuo team avete trovato. Effettua il check-in per vedere come stanno andando e, se necessario, organizza un altro incontro per valutare se è necessario intraprendere ulteriori azioni.
Tipo 5: riunioni decisionali
Tipicamente incentrato sui leader aziendali, quando ci riferiamo a riunioni decisionali tendiamo a intendere riunioni in cui vengono prese le decisioni chiave dell’azienda. Le decisioni di alto livello vengono spesso discusse: una riunione del consiglio di amministrazione è un ottimo esempio del tipo di riunione professionale in cui vengono prese decisioni importanti.
Tuttavia, puoi anche tenere riunioni decisionali a qualsiasi livello: decidere una strategia per l’anno con il tuo team rientrerebbe sicuramente in questa categoria.
È davvero importante che questi incontri siano chiaramente strutturati e abbiano un obiettivo evidente dall’inizio alla fine dell’incontro. Preparare un’agenda in anticipo è davvero utile per assicurarti di coprire tutti i punti necessari nel tempo che hai a disposizione.
I nostri migliori consigli per gestire un incontro di lavoro di successo
1. Avere uno scopo chiaro
Il modo più sicuro per evitare le insidie di fissare riunioni che avrebbero potuto essere e-mail è organizzarsi. Rendere noto in anticipo lo scopo della riunione a tutti i partecipanti è fondamentale: dà a tutti il tempo di riflettere su ciò che verrà discusso e di preparare qualsiasi cosa se necessario.
L’organizzazione di riunioni mirate è il modo migliore per aggiungere valore a queste interazioni professionali.
2. Invita le persone giuste
Evita il “certo, Ben potrebbe sapere di queste cose, aggiungilo alla chiamata ” atteggiamento. Pensa se “Ben” ha davvero bisogno di partecipare alla riunione: sarà un facilitatore della conversazione o solo un partecipante silenzioso? “Ben” ne trarrà qualcosa? Contribuirà con qualcosa di prezioso?
Più non è sempre meglio, quindi considera attentamente l’elenco dei partecipanti prima di inviare una richiesta di riunione a metà del tuo dipartimento.
3. Prendi appunti durante la riunione (per non dimenticare nulla)
Non possiamo aspettarci che tutti prendano appunti, ma prendere nota dei punti chiave della discussione è il modo migliore per ricordare i dettagli. È sempre bene prendere appunti, tuttavia, alcuni team e riunioni potrebbero trarre vantaggio dalla designazione di uno dei partecipanti per scrivere i “verbali della riunione”.
Ciò è particolarmente utile nelle riunioni in cui vengono lanciate molte idee, come una sessione di strategia creativa o un workshop di ideazione per un nuovo prodotto.
4. Non interrompere se qualcuno sta parlando
Questo potrebbe essere un po ‘ovvio ma deve ancora essere detto! Lascia che le persone finiscano i loro pensieri durante una riunione prima di intervenire per offrire i tuoi. Le buone maniere contano, indipendentemente dal tipo di riunione a cui partecipi.
Che si tratti di un evento di team building o di una riunione decisionale, assicurati di essere sempre rispettoso degli altri e del loro tempo.
5. Prendi in considerazione il tempo e non sprecarlo
Devi sempre essere stanco del tempo dal momento in cui inizia la tua riunione. Può essere molto facile prendere una tangente e sprecare tempo prezioso per le riunioni parlando di qualcosa che non è poi così importante.
Un’altra trappola può essere rimanere bloccati su un argomento particolare e trascurare di coprire tutto il resto che avevi in mente prima che il tempo finisca. Tieni sempre d’occhio l’orologio!
6. Ricapitola e stabilisci obiettivi perseguibili alla fine
Assicurati che quando la tua riunione è finita, tutti abbiano le idee chiare su cosa dovrebbero fare. Dedicare 5 minuti alla fine della chiamata per riassumere ciò che è stato discusso e confermare le attività è davvero importante in quanto garantisce che tutti saranno sulla stessa pagina alla fine.
La confusione può sorgere facilmente, in particolare quando sono stati discussi più punti d’azione. Questo breve riepilogo è un buon modo per appianare eventuali rughe e dare alle persone il tempo di porre domande.