I travel manager e gli incaricati dell’organizzazione dei viaggi di lavoro avranno bisogno che i loro viaggiatori inviino un rapporto di viaggio d’affari. Questo modello stampabile per rapporto sui viaggi di lavoro offre ai responsabili dei viaggi una panoramica delle spese e dei budget per contribuire a migliorare i futuri viaggi di lavoro.
Il rapporto di viaggio di lavoro è fondamentale per l’azienda. È un importante strumento di gestione per facilitare la definizione del budget, la rendicontazione e la verifica dei costi. In parole povere, assicura l’azienda ha una visione completa del viaggioche a sua volta aiuta a generare rapporti accurati e a migliorare in generale.
Prima di arrivare al nostro modello di rapporto di viaggio d’affari, diamo un’occhiata a quali informazioni dovresti includere e perché.
Panoramica del viaggio di lavoro
Qui fornirai un riepilogo esecutivo del viaggio di lavoro che include:
- Lo scopo del viaggio
- Destinazione del viaggio
- Durata del viaggio
- Dipendenti partecipanti
Più qualsiasi altra informazione necessaria per riassumere il viaggio.
Itinerario di viaggio
L’itinerario di viaggio raccoglie informazioni sui luoghi visitati, i biglietti aerei utilizzati, gli hotel prenotati e le informazioni sull’autonoleggio per consentire un’efficiente rendicontazione delle spese.
Se stai cercando un modello di itinerario per un viaggio di lavoro, puoi consultare il nostro modello completamente personalizzabile modello per itinerario di viaggio d’affari– soprattutto è scaricabile gratuitamente e pronto per l’uso.
Incontri, eventi e attività
Ora che hai stabilito tutte le informazioni importanti sul viaggio, il trasporto e l’alloggio, dovrai specificare le diverse attività, riunioni ed eventi che hanno avuto luogo.
Nota spese
In questa sezione presenterai le spese, compresi gli importi e i metodi di pagamento utilizzati, per consentire al team finanziario di riportare accuratamente le spese ed elaborare eventuali rimborsi necessari.
Allegati e documenti
Questa parte del rapporto può essere suddivisa in due importanti categorie:
- Fatture e scontrini: tutta la prova di ciascuna delle spese effettuate
- Altri documenti rilevanti: contratti, certificati e dichiarazioni prodotti durante il viaggio di lavoro
In quest’ultima sezione puoi menzionare cose importanti accadute durante il viaggio, feedback sui problemi riscontrati e se ci sono importanti azioni di follow-up per le attività intraprese durante il viaggio.
Ottieni il tuo modello di rapporto di viaggio d’affari
La compilazione di un rapporto di viaggio d’affari è più semplice con un modello predefinito: basta inserire le informazioni di viaggio nella sezione pertinente. Sebbene l’utilizzo dei modelli di resoconto di viaggio sia utile, non lo è migliore modo per portare a termine il lavoro.
La compilazione di rapporti infiniti potrebbe essere un ricordo del passato con un piattaforma di gestione dei viaggi come TravelPerk. La piattaforma ti consente di prenotare e gestire i tuoi viaggi e crea automaticamente un rapporto di viaggio di lavoro dopo ogni viaggio.
Puoi collegarlo alla tua soluzione di gestione delle spese per includere i dettagli delle spese e compilare automaticamente rapporti di viaggio che semplificano la vita a tutti i soggetti coinvolti: travel manager, dipendenti in trasferta e il tuo team finanziario. Prova TravelPerk oggi per sperimentare una gestione e un reporting dei viaggi di lavoro più semplici. Se non sei ancora pronto per fare il salto, dai un’occhiata al nostro modello di viaggio d’affari pronto all’uso qui sotto o vai al nostro versione personalizzabile per iniziare in un lampo.