Organizzare un viaggio di gruppo aziendale può essere una sfida. Ognuno ha le proprie preferenze, e devi renderli tutti felici rispettando un budget e il politica di viaggio aziendale. Alcune di queste sfide includono:
- Impostazione delle date di viaggio adatte alla maggior parte delle persone.
- Trovare le migliori tariffe alberghiere.
- Affrontare le diverse esigenze di soggiorno all’interno del gruppo.
- Gestire le richieste e le aspettative costruendo il morale del team e assicurando un viaggio di successo.
- Trovare e prenotare il viaggio con tutte le approvazioni richieste.
- Creazione e monitoraggio di fogli di calcolo di tracciamento ed e-mail.
- Raccolta e consolidamento fatture.
- Monitoraggio manuale dei costi rispetto al budget.
- Rimanere al passo con ritardi e cambiamenti.
- Adattamento rapido di voli e prenotazioni.
Fare tutto questo manualmente richiede molto tempo ed è impegnativo. Quando gli accordi saranno finalizzati, avrai bisogno di una vacanza da solo.
Deve esserci una soluzione più automatizzata per farlo, giusto? La buona notizia è che con i progressi nella tecnologia dei viaggi c’è sicuramente un modo migliore.
Software per la gestione dei viaggi non è più costruito solo per le grandi imprese. Le aziende di tutte le dimensioni possono trarre vantaggio dal software di gestione dei viaggi per i loro viaggi di gruppo e le esigenze di gestione delle spese.
Che tu sia un nuovo software per la gestione dei viaggi o che tu stia cercando opzioni alternative alla tua versione attuale, abbiamo incluso le 5 migliori opzioni del software per la gestione dei viaggi con una panoramica di ciò che possono offrirti.
Diamo un’occhiata a come l’utilizzo di un software per la gestione dei viaggi può semplificare le sfide dei viaggi di gruppo e offrire un’ottima esperienza al cliente.
Eliminare lo sforzo dai viaggi di gruppo
In viaggi di gruppo per piccole imprese in passato, ogni dipendente prenotava il proprio viaggio seguendo la travel policy aziendale. Hanno quindi chiesto un rimborso.
Al giorno d’oggi, ci sono una varietà di servizi di viaggio per piccole imprese sul mercato che non solo forniscono un’innovativa piattaforma di prenotazione online, ma un’opportunità per il tuo team di risparmiare denaro e semplificare il modo in cui prenoti i viaggi aziendali.
Le aziende più grandi utilizzavano agenzie di viaggio o persino soluzioni software di viaggio con grandi ricarichi, commissioni e costi di chiamata di supporto. Dovevi trovare una soluzione conveniente per prenotare viaggi per gruppi numerosi, prenotare i viaggi e riscuotere tutte le fatture.
Con software per la gestione dei viaggila prenotazione di viaggi di gruppo diventa molto più semplice nei seguenti modi:
- Ogni dipendente registra per se stesso sul sistema.
- La politica di viaggio è integrata, quindi possono utilizzare solo opzioni conformi alle tue regole.
- I dettagli della tua azienda sono integrati nel sistema per il pagamento, quindi non è necessario rimborsare il dipendente in un secondo momento.
- Facile per te prenotare e gestire i prossimi viaggi di gruppo
- Rende veloce il monitoraggio dell’esperienza di viaggio dei viaggi precedenti.
- Fornisce fatture di viaggio e fornitori consolidati in modo da poter monitorare facilmente le spese di viaggio e qualificarsi per sconti sulle spese di massa.
- Fornisce note spese.
- Semplifica la gestione delle tasse e la richiesta di IVA.
- Ti fa risparmiare tempo, denaro e fatica.
Ci sono molte opzioni del sistema di gestione dei viaggi disponibili nel settore dei viaggi, ma non tutti sono orientati ai viaggi di gruppo. Abbiamo elencato gli ultimi le 5 migliori opzioni di software per la gestione dei viaggi per i viaggi di gruppo con un elenco dei loro punti di forza unici per rendere i viaggi di gruppo facili per te.
1. TravelPerk
TravelPerk è una piattaforma di gestione dei viaggi online di facile utilizzo specializzata in gestione dei viaggi aziendali. I tuoi viaggi di gruppo vengono effettuati all’interno del tuo account TravelPerk in modo da poter gestire tutti i tuoi viaggi di lavoro in un unico posto.
Un viaggio su TravelPerk può avere fino a otto viaggiatori. Per viaggi di gruppo più numerosi è possibile utilizzare il servizio di portineria. Ti aiuteranno a godere di tariffe di gruppo scontate.
Le caratteristiche e i servizi di TravelPerk includono:
- Il più grande inventario di viaggi in tutto il mondo
- Facile prenotazione automatica per i viaggiatori in gruppi fino a otto persone
- Conformità alla politica di viaggio automatizzata e flusso di lavoro per le approvazioni
- Assistenza clienti a 7 stelle 24 ore su 24, 7 giorni su 7
- Accesso a dati sulle spese di viaggio in tempo reale
- Paga, segnala e fattura tutti i viaggi aziendali con un solo account
- Recupero automatico dell’IVA quindi puoi richiedere fino al 20% dell’IVA sui viaggi di gruppo
- Prenotazione di gruppo per hotel, voli e viaggi in treno
TravelPerk ha anche una funzione Eventi specializzata. TravelPerk Events ti rende più facile e veloce organizza ogni dettaglio dei tuoi viaggi di lavoro a base di eventi. Puoi fare tutto da gestione dei partecipanti e il processo di prenotazione a programmazioneo la scelta delle località. Tutto con un clic.
Alcune delle caratteristiche di questa soluzione completa per la gestione di riunioni ed eventi includono:
- Destinazione unica per la semplice gestione dei viaggi di riunioni ed eventi: Risparmia tempo e denaro
- I partecipanti invitano: invita i partecipanti agli eventi e monitora le risposte e lo stato delle prenotazioni
- Collaborazione: condividi i dettagli del viaggio come nomi, logistica, agende e itinerari di viaggio più completi con i partecipanti
- Comunicazione: tieni aggiornati i partecipanti con informazioni aggiuntive o modifiche al piano
- Visibilità: visualizza i piani di viaggio, inclusi gli orari di arrivo e partenza e i dettagli sull’alloggio dei partecipanti
TravelPerk è uno dei software di gestione dei viaggi più apprezzati in piattaforme come G2 e Capterra.
2. MCA
FCM è un’azienda globale basata su una piattaforma di gestione dei viaggi che promette di fornire un nuovo tipo di gestione dei viaggi.
La loro offerta di viaggi di gruppo si rivolge a tutti i gruppi e personalizzerà il tuo percorso di gestione dei viaggi di gruppo in base alle tue esigenze e requisiti.
I loro servizi di viaggio di gruppo includono:
- Negoziare le tariffe
- Mantieni la tua gente in linea con la tua politica di viaggio dell’evento
- Registrazione dei delegati basata su cloud
- Gestione pre e post viaggio
- Gestione e riconciliazione del budget
- Opzioni di biglietti aerei di gruppo, charter, alloggi e trasferimenti via terra come il noleggio auto
- Rendicontazione consolidata dei dati di viaggio
- Pacchetti delegati giornalieri e pacchetti cibo e bevande
- Team building pronto all’uso, comprese le attività di CSR
- Assistenza di emergenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7
3. Yuli
Youli è una società basata su piattaforma online che offre software per tour operator per aiutarti a organizzare viaggi di gruppo. La loro offerta è molto diversa dai servizi offerti da TravelPerk e FCM.
Mentre le loro piattaforme sono utilizzate dalle aziende per prenotare i loro viaggi di lavoro di gruppo, la soluzione di Youli è rivolta alle società di prenotazione di viaggi e ai tour operator da integrare all’interno del loro sito web.
Hanno un’interessante funzionalità di Creatore di itinerari che è accessibile ai tuoi viaggiatori 24 ore su 24, 7 giorni su 7, anche quando sono offline. Il creatore di itinerari offre molte funzionalità, come:
- Semplice software per la gestione dei viaggi di gruppo in grado di creare itinerari e profili individuali
- Crea opt-in per alloggi, attività e noleggi prima del viaggio
- Tutti i documenti e le attività sono sempre a disposizione degli ospiti dei viaggi tramite una comoda app mobile
- Integrazione con le immagini stock di Unsplash per aiutarti a sembrare professionale
- Prenotazioni ed elaborazione dei pagamenti
- Offri opzioni di prezzo flessibili per individuo all’interno del gruppo
- Opzioni di commissione di prenotazione dello 0% per aiutarti a ridimensionare e mantenere maggiori entrate
- Non c’è bisogno di documenti e fogli di Word
- Sito Web di viaggio per principianti con integrazioni di prenotazione
- Sito Web ad alta velocità, SEO e ottimizzato per dispositivi mobili senza conoscenze di sviluppo web
- Strumenti e integrazioni che fanno risparmiare tempo, essenziali per la gestione dei viaggi di gruppo
- Siti Web personalizzati convenienti per piccole imprese di viaggio
- Una comunità solidale di professionisti del viaggio
- Impara e applica le migliori pratiche del settore
- Allena velocemente il tuo team con una consulenza 1:1
4. Passo lunare
Moonstride è una piattaforma di gestione dei viaggi creata da un team di visionari, architetti, ingegneri, esperti di marketing e consulenti strategici.
Fanno parte del Gruppo Vsourz, con sede a Londra e uffici nel Regno Unito, Spagna, Canada, Emirati Arabi Uniti e India. Il loro team è specializzato in CRM di viaggio, motori di prenotazione, back office, siti Web CMS di viaggio, app mobili e marketing digitale.
Offrono un sistema di facile utilizzo che aiuta a semplificare le prenotazioni di viaggi di gruppo per tour operator, organizzatori e viaggiatori. Il sistema copre le seguenti funzionalità per i diversi utenti:
Gli organizzatori possono:
- Visualizza, accetta, rifiuta e personalizza i preventivi
- Controlla i dettagli della loro prenotazione, dal prezzo per persona alle informazioni sul trasferimento
- Trasforma un preventivo in una prenotazione versando un acconto
- Invita i viaggiatori alla prenotazione di gruppo per fare le loro scelte e pagamenti
I viaggiatori possono:
- Visualizza gli inviti
- Aggiungi i loro dettagli a una prenotazione
- Invita altri viaggiatori
- Scegli i loro pacchetti e opzioni
- Paga per il loro posto
- Fare pagamenti
- Scegli i viaggiatori per cui pagare
- Scegli i loro pacchetti e opzioni
- Paga online con carta di credito o richiedi un bonifico bancario
La tua azienda può:
- Ricevere richieste
- Costruire un preventivo
- Crea un itinerario per la prenotazione
- Gestione delle prenotazioni
- Pacchetti su misura
- Gestire le operazioni
- Consegna dei rapporti
- Insegui i pagamenti
- Collaborare con i fornitori
- Integrazione con altri sistemi
5. Ufficio di gruppo
Groupdesk è una soluzione B2B White Label che ti aiuta a semplificare la tua attività di viaggi di gruppo portando online tutte le parti di lavoro. Hanno rivoluzionato il modo in cui la tua azienda vende viaggi di gruppo e gestisce le prenotazioni online.
Con Groupdesk puoi personalizzare e gestire diversi tipi di viaggi. Puoi creare qualsiasi tipo di inventario di prodotti e punti di prezzo da vendere, da suite di hotel a 5 stelle, dormitori condivisi e assicurazioni al noleggio di sci.
Offre un’interfaccia per agenti di viaggio in cui i pianificatori di viaggio possono gestire e controllare i propri prodotti e le vendite. Ha anche un’interfaccia viaggiatore in cui i viaggiatori effettuano prenotazioni e organizzano i loro viaggi.
Le caratteristiche del sistema includono:
- Pagamenti ricorrenti automatici
- Soluzione etichetta bianca B2B
- Controllo del marchio
- Prenotazioni 24/7
- Esperienze su misura e creazione di itinerari
- Marketing e Comunicazione
- CRM e Vendite
- Autogestione dei viaggiatori
- Gestione scorte e fornitori
Tra queste opzioni, ce n’è una che si distingue per le caratteristiche e i servizi che offre. TravelPerk offre una soluzione di gestione dei viaggi incentrata sui viaggi di gruppo aziendali. La loro soluzione include software di gestione delle spese, recupero IVA, fatture consolidate e molto altro. La capacità di reporting include anche l’ottimizzazione della spesa invece del solo monitoraggio dei numeri.
Vuoi vedere come un software per la gestione dei viaggi può aiutarti a trovare facilmente soluzioni convenienti e prenotare viaggi per grandi gruppi di persone senza dover riscuotere le fatture?
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