Gli ultimi anni sono stati una lezione sul perché incontrarsi faccia a faccia è fondamentale per la maggior parte delle aziende. Dall’acquisizione dei clienti alla gestione di team ampiamente dispersi, 86% dei lavoratori intervistati ha dichiarato di sentirsi il viaggio era essenziale per avere successo nel loro ruolo.
Desiderose di mantenere il proprio vantaggio competitivo, le organizzazioni si sono affrettate a rimettere in moto i propri team. Il Il solo primo trimestre del 2022 ha visto più prenotazioni di viaggi aziendali rispetto alla metà del 2021.
Ma non è facile. Risparmiare sui viaggi di lavoro richiede uno sforzo da parte di tutti i dipendenti, non solo un nuovo approccio di alto livello. Dal direttore finanziario che cerca di assorbire i costi annuali, al direttore di viaggio impantanato con i dettagli e desideroso di accontentare i colleghi, per il viaggiatore stanco che potrebbe sentire il bisogno di spendere di più in un pizzico: questo è uno sforzo di squadra.
Abbiamo messo insieme un elenco di modi chiari e utili per coinvolgere l’intero team.
1. Ottieni l’accesso a un inventario di volo inferiore e migliore
Uno dei modi migliori in assoluto per iniziare immediatamente a tagliare i costi di viaggio è farlo ottenere un migliore inventario dei voli.
Aziende che utilizzano agenti di viaggio aziendali o prenotare su siti web progettati per i viaggi di piacere si stanno perdendo molto tempo.
Prenotare con largo anticipo, prenotare all’ultimo minuto, utilizzare vettori economici come EasyJet e Norwegian… i consumatori hanno un sacco di assi nella manica per risparmiare sui viaggi e quando le aziende sono bloccate nelle vecchie soluzioni di viaggio aziendali, allora mancano opportunità di costo risparmio.
Ora anche le aziende hanno un asso nella manica: TravelPerk. TravelPerk offre il più grande inventario al mondo per la prenotazione di tariffe aziendali in un unico posto integrando centinaia delle migliori reti di viaggio.
2. Incoraggiare la flessibilità del viaggio
Indipendentemente dal fatto che il dipendente visiti un cliente o assuma un nuovo ufficio, potrebbe esserci una certa flessibilità nelle date dell’evento. Quando un travel manager, un office manager o un assistente esecutivo prenota un nuovo viaggio per un dipendente, deve sapere se c’è spazio di manovra. E c’è quasi sempre.
Quando i dipendenti richiedono nuove prenotazioni, sia che si tratti di un modulo di richiesta standard o via e-mail per nuove prenotazioni, chiedi 3 arrivi e partenze in ordine di preferenza in modo che i dipendenti possano dare opzioni in anticipo
Alla scoperta di quella stanza di manovra può significare risparmiare fino al 50% su voli e hotel. Meglio ancora, consentendo ai dipendenti di prenotare i propri viaggi tramite a strumento di prenotazione aziendale aiuterà i viaggiatori a ottenere maggiore visibilità e controllo, consentendo loro di ottimizzare il loro programma per risparmiare denaro senza tutte le e-mail avanti e indietro.
Tuttavia, anche con la migliore organizzazione, i piani a volte cambiano. Le riunioni con i clienti vengono annullate o riprogrammate, i dipendenti si ammalano. Una soluzione come FlexiPerk offerta da TravelPerk offre ai viaggiatori aziendali le politiche di cancellazione più generose disponibili.
Con FlexiPerk, il 100% dell’organizzazione del viaggio è rimborsabile. I viaggiatori possono cancellare i loro piani con un solo clic fino a due ore prima della partenza, senza fare domande. Garantendo un rimborso minimo dell’80% e facendo risparmiare alle aziende una media del 40% rispetto ad altre tariffe flessibili, i travel manager e i team finanziari non dovranno più preoccuparsi di perdere ingenti somme a causa di modifiche dell’ultimo minuto.
3. Crea una politica di viaggio aziendale
Avere una travel policy aziendale è fondamentale. Senza questi parametri, un dipendente non può sapere se l’itinerario previsto rientra nel budget e nelle altre aspettative dell’azienda.
Conoscere l’intera portata di ciò che dovrebbe essere incluso in una travel policy di successo può essere difficile. A TravelPerk, abbiamo creato un personalizzabile modello di politica di viaggio e spese che può aiutarti a implementare una politica di viaggio aziendale in pochi minuti, ma in generale, le politiche di viaggio aziendali dovrebbero delineare la posizione dell’azienda su elementi come;
- Spesa per viaggi d’affari approvabile per viaggi aerei, alloggio, noleggio auto e altri trasporti.
- Regole relative ai dipendenti che prenotano voli in classe economica rispetto a quella aziendale.
- Il processo di approvazione per la prenotazione di hotel, biglietti aerei e altre disposizioni a terra per viaggi aziendali.
- Spese giornaliere consentite e se verrà fornita una carta di credito aziendale.
- Processi di rimborso e nota spese.
Le politiche di viaggio aziendali dovrebbero essere chiare, concise e di facile accesso. Ma come ogni politica aziendale, devono crescere e adattarsi alle esigenze del business.
Grazie a strumenti online come TravelPerk, i responsabili finanziari e di viaggio possono ora incorporare le loro politiche di viaggio nel processo di prenotazione su desktop e dispositivi mobili; aiutando ad automatizzare il processo di approvazione.
Insieme a Il 72% dei dipendenti millennial si accontenta di prenotare il proprio viaggio di lavoro piani, le approvazioni automatizzate rendono più facile per i dipendenti rispettare il budget godendo di autonomia sui loro accordi.
4. Chiarezza sulla conformità
Integrando le politiche di viaggio aziendali nel processo di prenotazione e automatizzando i sistemi di approvazione, TravelPerk è stata in grado di aiutare le organizzazioni raggiungere un Tasso di conformità del 95%. con la loro piattaforma di prenotazione online.
Con un strumento di prenotazione online, i responsabili finanziari e di viaggio possono stabilire processi di approvazione chiari. Forse vuoi ancora tenere d’occhio ogni itinerario. O forse sei felice che i viaggi all’interno della tua politica di viaggio vengano approvati automaticamente per assicurarti il miglior prezzo e liberare tempo per i manager impegnati. Qualunque sia il livello di controllo che desideri, puoi stabilire flussi di lavoro semplici in pochi clic.
Tuttavia, ci saranno ancora alcuni viaggi di lavoro che non rientrano nell’ambito di qualsiasi politica di viaggio. Ad esempio, a volte i viaggi con breve preavviso non possono essere evitati. Un cliente chiave convoca una riunione di crisi o il team di vendita ha l’opportunità di incontrare un potenziale lead.
I processi automatizzati possono aiutare ad approvare queste disposizioni di viaggio fuori norma. Anziché relegare gli itinerari ai recessi di una casella di posta, uno strumento di prenotazione online può segnalare i viaggi non conformi al personale interessato attraverso canali slack dedicati.
5. Semplifica i tuoi risparmi IVA
Se la tua organizzazione è registrata per pagare l’IVA, ci sono molti risparmi da fare sulla tua spesa di viaggio. A seconda della tua giurisdizione fiscale, le tariffe aeree, le camere d’albergo e altri trasporti via terra possono essere tutti compensati come spese di viaggio d’affari.
Tuttavia, il processo di recupero dell’IVA è spesso un aspetto complicato e dispendioso in termini di tempo gestione dei viaggi. Cercare di deselezionare la spesa giornaliera dei tuoi dipendenti e riscuotere le ricevute IVA può essere un incubo. Molte aziende finiscono per perdere la pretesa di spese legittime e i risparmi che portano. Come imprenditore, non c’è niente di più frustrante che perdere entrate inutilmente. UN Calcolatore IVA può aiutarti a determinare quanto potresti recuperare.
A TravelPerk, noi snellire il processo di recupero dell’IVA per te, aiutandoti a risparmiare fino al 20% sui costi annuali dei viaggi di lavoro grazie ai nostri report dettagliati e al pratico calcolatore dell’IVA. Richiedi una demo oggi stesso e scopri quanto può risparmiare la tua organizzazione.
6. Rimani aggiornato sulle tendenze di spesa per i viaggi
Sapere è potere. Proprio come un consumatore che cerca di risparmiare denaro sul proprio budget familiare avrà bisogno di sapere quali categorie di spesa stanno assorbendo il proprio reddito, un’azienda deve capire quali aspetti dei viaggi di lavoro stanno spostando l’ago più di altri.
Ecco alcune domande che potresti voler porre:
- Quali viaggiatori stanno accumulando la maggior quantità di spesa?
- Quali miglioramenti possono essere apportati ai costi di trasporto aeroportuale, alle tariffe Wi-Fi, ecc.?
- Quali cambiamenti devono avvenire nel quarto trimestre per rispettare il budget di viaggio annuale per il team X?
Ogni azienda vuole ottimizzare il budget per i viaggi aziendali e acquisire i dati per aiutare non dovrebbe essere difficile.
Usare un strumento di prenotazione viaggi che si integrerà con la tua soluzione di spesa e genererà automaticamente report per ridurre al minimo lo sforzo sul tempo dei dipendenti. Quindi utilizza questi dati per identificare le tendenze e ottimizzare il tuo budget nel tempo. Puoi identificare quali città e viaggi richiedono budget inferiori e quali giustificano una spesa maggiore, per aumentare l’equità e ottenere un controllo sulla spesa complessiva per i viaggi.
7. Sostenere l’uso dei trasporti pubblici o condivisi ove possibile
Una spesa di viaggio molto comune e facile da stroncare sul nascere è guidare nelle grandi città. Incoraggiare i dipendenti a prendere i mezzi pubblici piuttosto che guidare e pagare tariffe di parcheggio esorbitanti o prendere un taxi è meglio per i tuoi profitti e per l’ambiente.
Quando i dipendenti si recano a un evento dalla stessa sede, non è necessario un trasporto separato. Se il trasporto pubblico non è un’opzione, avere Uber organizzare più auto è abbastanza facile.
Prendere queste misure non è sempre possibile, ma ovunque possibile, dovresti convincere i tuoi team a non sprecare denaro aziendale per spese di viaggio di lavoro non necessarie.
Questo ci porta piacevolmente al numero 8…
8. Sii trasparente e offri incentivi per rispettare il budget
Quando si tagliano i costi di viaggio, è importante ridurre il dolore per i dipendenti. Affinché si sentano investiti nello sforzo, devono conoscere il “PERCHÉ”.
Ad esempio, una società remota che detiene ritiri annuali di persona potrebbe essere necessario comunicare ai dipendenti perché i viaggi per le conferenze devono essere il più economici possibile, quindi il ritiro annuale è un’esperienza più piacevole per tutti.
Ci sarà un “PERCHÉ” diverso in ogni azienda. Se aumentare la trasparenza non è poi così rilevante, allora forse gli incentivi aiuteranno. Quando hanno il potere di offrire bonus come pranzi di gruppo o punti miglia a coloro che rispettano il budget, i travel manager possono aiutare a ridurre il budget in modo creativo.
9. Sii esperto per risparmiare struttura ricettiva
Se la politica della tua organizzazione si basa principalmente su alcune catene alberghiere preferite, potresti perdere enormi risparmi sulle spese di viaggio. Espandersi e prendere in considerazione diverse opzioni come Airbnb può essere più conveniente e offrire una migliore esperienza di viaggio ai tuoi dipendenti. Soprattutto per soggiorni più lunghi, molti viaggiatori d’affari potrebbero preferire avere accesso a una cucina in modo da poter mangiare in modo più sano o desiderano avere più spazio per lavorare rispetto a quello che si trova tradizionalmente in una camera d’albergo.
Con TravelPerk, il nostro team di portineria può aiutarti Prenotazioni Airbnb. Rendere più facile rispettare il budget, rimanere conformi e offrire al tuo team maggiore flessibilità con l’organizzazione del viaggio. Confronta il soggiorno di una settimana nella tua catena alberghiera preferita con l’affitto di un appartamento e potresti rimanere piacevolmente sorpreso dai risparmi.
Ma gli affitti Airbnb non sono adatti a tutti i viaggi di lavoro. Potrebbero non esserci opzioni disponibili nella tua destinazione o il costo per un breve soggiorno potrebbe essere alla pari con gli hotel locali. In questi casi, potrebbe essere più conveniente farlo negoziare una tariffa della camera aziendale o concentrati sull’accumulo di premi di viaggio con una carta di credito o un hotel programma fedeltàsoprattutto se viaggi regolarmente nello stesso luogo.
In alternativa, i travel manager possono ridurre i carichi di lavoro impegnativi e far risparmiare denaro alle loro organizzazioni utilizzando compagnie di viaggi aziendali con convenzioni con catene alberghiere. Su TravelPerk, abbiamo il più grande inventario di alloggi disponibile, inoltre i nostri utenti possono caricare le loro attuali tariffe negoziate sulla nostra piattaforma.
In definitiva, risparmiare sui viaggi è un lavoro di squadra.
Pensando in modo olistico e scoprendo come ogni dipendente può aiutare, è possibile risparmiare denaro pur facendo tutti quei viaggi business-critical.
Che tu sia un travel manager che pianifica per un’intera organizzazione, un team finanziario concentrato sui profitti della tua azienda o un responsabile delle operazioni alla ricerca di processi interni più fluidi, TravelPerk può aiutarti a semplificare ogni aspetto dei viaggi aziendali.