Man mano che il mondo del lavoro diventa ogni giorno più distribuito, le aziende sono alla ricerca di modi semplici e senza soluzione di continuità per riunire i propri team nella vita reale. Con dipendenti sparsi in diverse città e in più paesi, riunire il team è più importante che mai. Ma presenta anche una nuova serie di sfide quando si tratta di organizzare, gestire e spendere i viaggi per questi preziosi momenti di persona.
È qui che entrano in gioco TravelPerk e Pleo. Insieme, rendiamo incredibilmente facile per i nostri clienti prenotare e gestire eventi reali. Una rapida prenotazione sulla piattaforma all-in-one di TravelPerk combinata con la capacità di Pleo di abbinare ogni ricevuta a una spesa particolare rende l’esperienza di pianificazione senza soluzione di continuità. Nessun mal di testa. Nessuna burocrazia caotica.
Abbiamo raggiunto Byron CowieHead of Reporting and Control di Luno, che spiega come la magica combinazione di TravelPerk e Pleo renda l’incontro tra le persone IRL privo di stress.
Riflettori puntati su Luno
Luna è una società globale di investimenti in criptovalute che sta semplificando gli investimenti per 11 milioni di clienti in 43 paesi.
Per gestire la propria attività a livello globale, Luno si affida a un team distribuito in diversi continenti. Gestiscono 9 uffici nel Regno Unito, Sud Africa, Nigeria, Singapore, Malesia, Indonesia, Australia e Stati Uniti. Chiamano i loro team “remoti ma raggiungibili” e usano TravelPerk per riunire i loro dipendenti IRL.
Gestiscono anche le loro spese con il nostro partner strategico Pleoche aiutano il team finanziario di Luno a dimenticare l’aspetto delle infinite ricevute di viaggio e delle richieste di rimborso.
Un tempo prima di TravelPerk
Prima della pandemia di Covid-19, il team di Luno aveva una carta di credito da utilizzare per tutte le spese di viaggio. L’azienda era piccola a quel tempo, con solo 4 persone che lavoravano nel team finanziario quando Byron si è unito nel 2018.
Ben presto, la pandemia colpì e fece scomparire qualsiasi viaggio.
Secondo Byron, in realtà è stato un grande sollievo per il team finanziario a causa di quanti problemi fosse la gestione delle spese di viaggio a quel punto. “Dovevamo monitorare il saldo della carta utilizzata per le prenotazioni dei viaggi e ricaricarlo. Il problema era che molte persone hanno prenotato lo stesso giorno e ci è voluto un po’ di tempo prima che il deposito si riflettesse sulla carta. Alla fine, potrebbe risultare in tre o quattro giorni in cui le persone semplicemente non potrebbero prenotare il viaggio.“
E poi, nel 2021, i viaggi hanno ripreso a riprendersi e la situazione si è complicata ancora di più: “Improvvisamente, dopo che l’appetito per i viaggi era stato perso a causa della pandemia, le persone avevano bisogno di vedersi”.
Ciò, unito al fatto che a quel punto l’organico di Luno era cresciuto notevolmente, significava che la gestione dei viaggi si stava trasformando in un incubo. In pochi anni, solo il team Finance di Luno è cresciuto da 4 a 40 persone. Quelle 40 persone avevano molto lavoro da fare e occuparsi dei rimborsi di hotel e voli non era nei loro programmi.
Fu allora che Luno trovò TravelPerk.
L’era TravelPerk e Pleo
Chiaramente, Luno aveva bisogno di trovare una soluzione. E veloce. Quindi, sono venuti a TravelPerk e hanno scoperto che la nostra piattaforma ha consentito al team di Byron di risparmiare tempo e denaro. Ora tutte le prenotazioni di viaggio e i budget sono centralizzati in un unico posto e i loro viaggiatori possono finalmente prenotare e gestire i propri viaggi, a modo loro.
Ciò che lo ha reso ancora più perfetto per il team di Luno è stato mettere in atto una soluzione adeguata per la gestione delle spese. accedere Pleo.
“Doveva essere una soluzione temporanea”, spiega Byron, “Ma con Pleo, si è rivelato così fluido che non abbiamo sentito il bisogno di cambiare nulla.”
Il team ama l’interfaccia utente intuitiva fornita da entrambe le piattaforme e, naturalmente, il fatto di poter prenotare il proprio viaggio, pagare con la carta Pleo dell’azienda pre-finanziata collegata all’account Travelperk ed essere completamente indipendente dal dipartimento finanziario.
Nell’anno fino ad oggi, i dipendenti di Luno hanno prenotato 228 viaggi tramite TravelPerk, per un costo di circa un quarto di milione di dollari.
“È stata una vera svolta per noi perché non appena abbiamo avuto la piattaforma TravelPerk e tutte le approvazioni impostate, potevamo semplicemente aggiungere una carta di credito Pleo, e basta. Abbiamo riportato il viaggio per l’azienda in circa 2 settimane.
In che modo TravelPerk influisce sulla cultura aziendale di Luno
Byron dice di aver visto che l’introduzione di Pleo e TravelPerk ebbe un effetto positivo sulla società. “È stato fantastico consentire alle persone di spendere in modo indipendente dove ne avevano bisogno e dove erano autorizzate a farlo”.
Ha anche influenzato l’umore dell’intero dipartimento finanziario. Ora, non hanno bisogno di inseguire le persone per le ricevute. Hanno il pieno controllo dei budget e delle spese di viaggio in tutti i reparti. Non devono preoccuparsi che un dipendente prenoti un hotel fuori budget perché semplicemente non è più un’opzione!
Le politiche di viaggio stabilite in TravelPerk e i limiti di spesa sulle carte Pleo significavano che non era necessario che il team finanziario partecipasse direttamente alla spesa dei dipendenti. A sua volta, questo ha liberato loro più tempo da dedicare ogni giorno ad attività importanti.
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Se vuoi vedere come TravelPerk può aiutarti a risparmiare denaro sui viaggi di lavoro, risparmiare tempo nella gestione delle spese e migliorare la conformità alle norme di viaggio, programmare una demo per vedere la nostra piattaforma in azione.