Sì, è quasi di nuovo quel periodo dell’anno! Mariah Carey sta scongelando mentre parliamo, i supermercati stanno riempiendo i loro scaffali di panettoni e ancora una volta ti stai chiedendo se hanno iniziato a decorare i negozi prima dell’anno scorso.
Inoltre, la festa delle vacanze in ufficio è proprio dietro l’angolo e tu sei incaricato del compito apparentemente insormontabile di organizzarlo. Tra scegliere il locale giusto, fare scorta di drink a sufficienza, trovare un DJ che non faccia schifo e assicurarsi che tutto sia fatto in tempo, può essere piuttosto scoraggiante.
Ma non preoccuparti, TravelPerk ti copre le spalle. Dopo tutto, è una bella stagione e abbiamo deciso di condividere la nostra ricetta segreta per organizzare feste che tutti adoreranno.
Perché tu (e tutti) dovreste essere entusiasti di questa festa
Per paura di affermare l’ovvio, non entriamo nel modo in cui le feste in ufficio sono ottime per il team building, il morale e per avvicinare i dipendenti. Sono sempre stati uno dei vantaggi che i dipendenti aspettano di più. Ma questo assume più valore in un mondo post-pandemico, poiché queste esperienze di legame diventano più importanti di quanto non fossero mai state prima.
Nel corso di pochi anni, il modo in cui lavoriamo è cambiato. Dal lavoro a distanza completo per la maggior parte del 2020, al passaggio al lavoro ibrido o distribuito nel 2021 e 2022, la natura dei rapporti di lavoro è cambiata. Le aziende di tutto il mondo stanno ancora cercando di decidere come lavoreranno in futuro, ma una cosa è chiara. I dipendenti vogliono stare insieme nella vita reale – e quale modo migliore per dare loro quello che vogliono se non attraverso una festa? È solo il biglietto per immergere i tuoi dipendenti nella cultura aziendale in un ambiente divertente e non professionale.
È anche un ottimo modo per sfogarsi alla fine di un anno di duro lavoro. Sto solo dicendo.
La ricetta segreta di TravelPerk per le feste aziendali che tutti amano
Una delle prime cose che sentiamo da neofiti di TravelPerk è “non crederai a quello che è successo alla festa dell’anno scorso”. E ognuno ha una storia diversa da raccontare. Una parte enorme della nostra cultura aziendale è questa spinta e il desiderio di stare insieme di persona, che si tratti di riunioni professionali, drink informali con i nostri colleghi, riunioni settimanali o feste stagionali.
Allora, qual è la nostra ricetta segreta? Abbiamo raggiunto Miriam, la nostra Responsabile Eventi, per ottenere lo scoop interno su come rendere la tua prossima festa aziendale un successo strepitoso. Non avrai nemmeno bisogno di assumere un organizzatore di feste! Ecco i suoi consigli:
1. La pianificazione della festa non è un affare dell’ultimo minuto
La stagione delle vacanze è estremamente impegnativa per gli eventi aziendali e gli spazi per eventi tendono a essere prenotati velocemente (soprattutto quelli buoni). Fare un salto su tutte le altre aziende che organizzano feste è un must. Ma la pianificazione anticipata non riguarda solo la scelta della sede giusta. Ci sono molte parti in movimento durante la pianificazione degli eventi ed è importante avere tutte le anatre in fila con largo anticipo in modo da poter arrivare a tutto.
2. Non trascurare le misure di sicurezza COVID-19
È facile lasciarsi trasportare dalla pianificazione della parte divertente della festa. Ma in un mondo post-pandemico, è importante non dimenticare la salute e la sicurezza, rispettando sempre le misure e le restrizioni che il tuo governo locale ha stabilito. Stabilisci linee guida chiare su come i tuoi dipendenti dovrebbero comportarsi alla festa e ricorda che dovresti consentire ai tuoi dipendenti di comportarsi come proprietari e assumersi la responsabilità del loro comportamento.
3. Non esiste una comunicazione eccessiva
Non essere timido! Ripetiti tutte le volte che ti serve in modo che il tuo messaggio affondi davvero. I dipendenti tendono ad essere estremamente occupati verso la fine dell’anno, quindi la maggior parte delle volte le informazioni che condividi possono essere trascurate. È anche molto importante avere un luogo in cui tutti i dettagli siano disponibili per essere consultati da tutti in qualsiasi momento. In TravelPerk, utilizziamo Notion come hub centralizzato per informazioni di questo tipo. Apriamo anche canali Slack pertinenti per ogni evento e disponiamo di un indirizzo e-mail dedicato in modo che le persone possano porre domande quando necessario.
Questo è uno dei pilastri fondamentali di TravelPerk. Stai costruendo eventi per la tua comunità, quindi lascia che facciano parte dell’organizzazione e coinvolgili nel tuo processo decisionale (ove possibile, ovviamente). Consenti loro di condividere i temi delle loro feste, di dirti a quali attività vogliono partecipare, quando vorrebbero che la festa si svolgesse o anche quali chicche potrebbero trovare interessanti. Questa volta, organizzeremo una festa a tema e gruppi di discussione organizzati per determinare quale sarebbe. Andiamo con… il tema del circo!
5. La via per il cuore di chiunque passa attraverso lo stomaco
… E non è uno scherzo. Trovare un buon catering è essenziale per il successo della tua festa, poiché il cibo è una delle cose più importanti che i partecipanti ricorderanno dopo la fine della festa. Sul serio. Quest’anno abbiamo selezionato alcune persone per partecipare a una sessione di degustazione e scegliere il miglior menu disponibile. È stato un mini-evento davvero divertente con persone di diversi team. È finita per essere una grande opportunità per loro di socializzare e conoscersi, per non parlare del cibo davvero delizioso. La nostra sede è in Spagna, dopotutto.
6. Creare opportunità per le persone di interagire
Sì, è solo un modo elegante per dire organizzare attività di gruppo. Il punto centrale di eventi come questi è che le persone escano dalla loro solita gamma di interazioni quotidiane. Vogliamo che incontrino nuove persone, costruiscano nuove relazioni e creino ricordi positivi con i loro colleghi. Un modo infallibile per farlo è attraverso alcuni brevi giochi di società rompighiaccio. Le persone abbasseranno la guardia e incontreranno persone con cui normalmente non avrebbero la possibilità di lavorare.
7. Lasciati guidare dal tuo budget
OK, quindi è davvero facile lasciarsi trasportare. Gli organizzatori di eventi che ti dicono il contrario mentono. Vuoi organizzare la migliore festa aziendale per tutti, ed è molto allettante impazzire e lasciarsi trasportare da tutte le incredibili opzioni disponibili sul mercato. Ma tenere a mente il budget e rispettarlo è essenziale. Agirà come bussola guida per costruire il giusto tipo di festa per la tua azienda. Ti mostrerà cosa puoi fare e stabilirà dei limiti a ciò che non puoi fare.
8. È tempo di essere creativi
Indipendentemente dalle dimensioni del tuo budget, usa la pianificazione di questa festa come un’opportunità per essere creativo. Pensa fuori dagli schemi e stai lontano da temi esagerati o cliché come Paese delle Meraviglie Invernali o Brutti maglioni di Natale. Anche se hai un budget limitato, prova a trovare modi diversi per fare le cose che potrebbero ridurre i costi logistici in modo da poter investire in ciò che rende la festa divertente. E sì, stiamo parlando di qualcosa di più del photobooth standard.
9. C’è un momento migliore per distribuire regali per le feste?
La risposta è no! Non c’è davvero momento migliore per distribuire regali aziendali che alla festa di fine anno. Tutti si concedono un po’ di allegria natalizia, conoscono i propri colleghi, condividono drink con i membri del proprio team (che ora stanno diventando loro amici)… Quale modo migliore per completare tutto ciò se non con un fantastico regalo? Che si tratti di uno scambio di regali di Secret Santa o di un regalo dell’azienda, portarlo fuori al momento giusto può avere un grande effetto “entusiasmante”.
10. Sii una Monica quando si tratta di programmare
Ricordi la lista di controllo mentale di Monica Geller da Friends? Sì. Fai quello. Scrivilo solo. Tieni un programma dettagliato della festa, con tutto ciò che accadrà chiaramente delineato in ogni fase dell’evento. Le cose possono sempre andare storte, quindi non lasciare nessun problema aperto e preparati a far emergere cose inaspettate. Avere sempre un piano B o una sorta di piano di emergenza per cose che possono andare storte.
11. Le persone adorano foto e video
Assumi un fotografo e/o un videografo, budget permettendo. Le persone adorano guardare indietro a eventi come questi e ricordare quanto si sono divertiti! Spesso sono troppo occupati a divertirsi per scattare le proprie foto e, anche se lo fanno, non c’è niente di più divertente che vedere foto spontanee di te stesso scattate da altre persone! Per non parlare di questo contribuirà a rafforzare ulteriormente la cultura della tua azienda.
12. Ultimo ma non meno importante… affidati alla tua squadra
Chiedi aiuto quando ne hai bisogno! Sembra che stiamo affermando l’ovvio qui, ma le persone non lo fanno sempre. Pianificare un evento richiede molto lavoro con molti ostacoli sulla strada e non è necessario fare tutto da soli. Affidati al tuo team per aiutarti. Nessuno è un’isola!
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