Per molte aziende, i viaggi aziendali sono una parte cruciale del lavoro, ma sono anche difficili da gestire in modo efficiente.
Se sei un amministratore o un travel manager, sai che pianificare viaggi di lavoro è complicato: trovare le tariffe migliori, raccogliere e registrare tutte le fatture, gestire le modifiche dell’ultimo minuto richiedono tempo e risorse. Se devi anche gestire i viaggi internazionali, il tuo compito diventa ancora più complesso.
E se decidi di delegare questo lavoro a un agente di viaggio o a una società di gestione dei viaggi, devi trovare quello giusto per la tua attività, il che di per sé è una sfida.
In questo articolo, esamineremo le 4 migliori agenzie di viaggi aziendali a San Jose, California e nella regione (Santa Clara, Sunnyvale, San Diego), per aiutarti a scegliere quella più adatta alle tue esigenze.
Caratteristiche da cercare quando si sceglie una società di gestione dei viaggi
Molte società di gestione dei viaggi per le aziende a San Jose offrono tecnologia di viaggio per assisterti nei processi di prenotazione o hanno agenti dedicati per aiutarti a prenotare i tuoi viaggi.
Tieni presente, tuttavia, che una società di gestione dei viaggi locale con uffici fisici non è necessariamente l’opzione più adatta per aiutare a gestire le esigenze di viaggio d’affari della tua azienda, perché potrebbe semplicemente non avere tutte le funzionalità necessarie per ottimizzare il tuo programma di viaggio.
La scelta di una società di gestione dei viaggi che non offre tutte le funzionalità di cui hai bisogno ti riporta al punto di partenza con tutte le stesse limitazioni che hai dovuto affrontare in passato.
Di seguito, descriviamo in dettaglio le caratteristiche chiave a cui devi prestare attenzione quando confronti le società di gestione dei viaggi che ti aiuteranno a risparmiare denaro, proteggere i tuoi viaggiatori d’affari e semplificare l’intero programma di gestione dei viaggi.
- Ampi inventari di viaggio: È essenziale che la società di gestione dei viaggi che scegli ti dia accesso a inventari completi di trasporti e alloggi, oltre a consentirti di confrontare prezzi, date e offerte che meglio si adattano alle tue esigenze di viaggio.
- Flussi di lavoro di approvazione integrati: Integrare i flussi di lavoro di approvazione dei viaggi e la politica di viaggio nella piattaforma della tua società di gestione dei viaggi ti aiuta aumentare i tassi di conformità alle politiche ed elimina la necessità di gestire viaggi e spese tramite lunghi thread di posta elettronica.
- Raccolta centralizzata delle fatture: Alcune società di gestione dei viaggi non agiscono come un unico fornitore, il che significa che dovrai comunque raccogliere e raccogliere fatture da varie società. Le società di gestione dei viaggi che offrono un sistema che consolida tutte le fatture mensili in un’unica fattura fornitore possono farti risparmiare un sacco di tempo e fatica.
- Opzioni di prenotazione flessibili: Opzioni di prenotazione flessibili consentire alle aziende di accogliere eventuali modifiche dell’ultimo minuto alle date del viaggio o cancellazioni dopo la prenotazione gratuitamente o a un costo ragionevole.
- Assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7: Gli eventi imprevisti sono inevitabili nei viaggi d’affari e devi sapere che la tua società di gestione dei viaggi sarà lì per aiutarti in caso di problemi. Una funzione di assistenza clienti rapida e di facile accesso è essenziale per aiutare i viaggiatori a gestire eventuali problemi che si presentano.
- Funzionalità di segnalazione: La possibilità di accedere ai dati di viaggio suddivisi per singoli viaggiatori d’affari, modalità di trasporto, tipo di prenotazione e cancellazioni ti aiuta a svolgere attività significative di ottimizzazione della spesa.
Le 4 migliori società di gestione dei viaggi aziendali a San Jose
Ora che abbiamo parlato delle caratteristiche più importanti da cercare quando si seleziona un’agenzia di viaggi, esamineremo le migliori agenzie di viaggi aziendali per le aziende con sede a San Jose per aiutarti a scegliere quella più adatta alle tue esigenze, alle politiche di viaggio e bilancio.
1. Vantaggio di viaggio
TravelPerk è una soluzione completa di gestione dei viaggi che ti consente di gestire tutti gli aspetti dei viaggi di lavoro della tua azienda.
TravelPerk mette al centro l’esperienza del viaggiatore e l’autogestione, fornendo sia al personale amministrativo che ai viaggiatori tutti gli strumenti necessari per gestire i viaggi di lavoro, inclusi gestione del rischio, cancellazioni facili e note spese in tempo reale.
L’anno scorso, TravelPerk acquisito Next Travel, specialista di viaggi d’affari negli Stati Uniti, vuole prendere piede negli Stati Uniti e fornire ai propri clienti statunitensi il miglior supporto e le migliori opzioni di viaggio che possono ottenere.
TravelPerk offre molteplici vantaggi alle aziende che desiderano migliorare la gestione dei viaggi:
- Abbiamo il più grande inventario al mondo che ti consente di trovare e selezionare le opzioni più convenienti per i viaggiatori risparmiando sui costi
- Prenotazione flessibile con FlexiPerk rende più facile cambiare i programmi di viaggio, anche last minute: puoi cancellare un viaggio fino a 2 ore prima del viaggio e riceverai un rimborso minimo dell’80% dei tuoi soldi
- I viaggiatori ricevono avvisi di sicurezza prima e durante i loro viaggi
- Integrato travel policy e flussi di approvazione facilita il processo decisionale, migliora la conformità e assicurati che i tuoi viaggiatori rispettino il budget
- La fatturazione centralizzata velocizza e semplifica la riscossione delle fatture
- Resoconti spese in tempo reale snellire la gestione delle spese
- Offset carbonio consente alle aziende di rendere i viaggi aziendali più sostenibili
- Integrazione con software di terze parti ti aiuta a mantenere sincronizzate tutte le tue app e a scambiarle automaticamente le informazioni (incluse le app di gestione delle spese)
- Gestione eventi aiuta i team remoti e ibridi a pianificare riunioni ed eventi
Inoltre, TravelPerk ha Assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7 dove i viaggiatori ricevono una risposta entro 15 secondi; secondo Recensioni G2la qualità ha costantemente impressionato i viaggiatori e ha consentito loro di apportare modifiche secondo necessità e ridurre al minimo lo stress.
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2. Viaggio JALB
JALB Travel è una tradizionale società di gestione dei viaggi (TMC) con sede a San Jose.
È orgogliosa di essere un’agenzia di viaggi di proprietà di donne e minoranze che è anche certificata ARC/IATAN. Offre sia la gestione dei viaggi d’affari che di piacere (inclusa la pianificazione delle crociere), il che significa anche che non è una compagnia di viaggi aziendali al centro.
JALB Travel offre i seguenti vantaggi ai clienti aziendali:
- Servizio 24 ore su 24, 7 giorni su 7
- Commissioni di servizio basse
- Rapporti di credito per tenere traccia dei biglietti non utilizzati
- Note spese dettagliate
Tuttavia, JALB Travel non dispone di uno strumento di prenotazione automatica, il che significa che i viaggiatori devono fare affidamento sugli agenti dell’azienda per prenotare il trasporto e l’alloggio per loro.
L’agenzia non offre nemmeno uno strumento centralizzato di fatturazione e reporting, né integrazioni di terze parti con altri strumenti di spesa, il che rende più difficile il lavoro del personale amministrativo. Inoltre, non ci sono avvisi di viaggio per la modifica dei requisiti di salute e sicurezza nelle località di destinazione.
3. Viaggio diretto
Direct Travel è una società di gestione dei viaggi con sede a Centennial, in Colorado, che ha due rami principali: viaggi aziendali ed esperienze personalizzate per i viaggiatori di piacere (inclusi viaggi speciali e crociere). Il ramo viaggi aziendali di Direct Travel copre la maggior parte delle esigenze di viaggio d’affari. Offre:
- Gestione dell’account di viaggio con un approccio proattivo e consulenziale
- Un’esperienza di viaggio personalizzata
- Tecnologia proprietaria di conformità ai viaggi per le politiche sui viaggi d’affari
- Diverse funzionalità di ottimizzazione dei costi con ottimizzazione del contratto, gestione dei biglietti inutilizzati e desk di risparmio diretto e altro ancora.
È importante notare, tuttavia, che Direct Travel utilizza SAP Concur come strumento di prenotazione online. Pur essendo una solida piattaforma, SAP Concur ha i suoi problemiinoltre, e non è facile da usare come i viaggiatori e gli amministratori vorrebbero che fosse, inoltre, il suo inventario di viaggi non è ampio come quello di TravelPerk e non include vettori a basso costo e Airbnb.
Inoltre, non dispone di un programma flessibile con la possibilità di richiedere un rimborso per i viaggi cancellati.
4. Viaggiatore d’affari
Corporate Traveller è l’ultimo contendente nel nostro elenco di società di viaggi d’affari che servono organizzazioni a San Jose.
È stata fondata nel Regno Unito nel 1999 ed è quindi una delle società più affermate nel settore dei viaggi d’affari; attualmente opera in sette paesi, inclusi gli Stati Uniti, e ha lanciato Melon, la sua piattaforma per la prenotazione automatica online, le informazioni sulla sicurezza, i rapporti, le spese e la gestione delle politiche.
Alcuni degli altri servizi di viaggio che offre sono:
- Tariffe di viaggio scontate
- Assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e un agente di viaggio dedicato
- Soluzioni adattate alle esigenze di diversi settori
- Report e strumenti che consentono viaggi di lavoro sostenibili
- Il monitoraggio delle spese e la gestione delle politiche di viaggio
TravelPerk, tuttavia, offre migliori funzionalità di integrazione di terze parti e un inventario più ampio di opzioni di alloggio, biglietti aerei e noleggio auto. Corporate Traveller non ti consente di creare profili diversi per gli ospiti (es. persone esterne alla tua azienda) e prenotare viaggi per loro.
L’asporto
Se desideri ottimizzare i viaggi di lavoro presso la tua azienda, hai una serie di opzioni tra cui scegliere, ma tieni presente che una società di gestione dei viaggi locale a San Jose non è necessariamente la scelta migliore e potrebbe semplicemente non offrire tutte le caratteristiche di cui hai bisogno.
TravelPerk, d’altra parte, ha un’interfaccia semplice e intuitiva e un sacco di funzionalità per aiutarti a semplificare i viaggi aziendali, come un ampio inventario, una piattaforma flessibile di prenotazione automatica e una soluzione completa di sicurezza e gestione dei rischi.