In un mondo distribuito, può essere difficile fare la distinzione tra ciò che può essere fatto online e ciò che deve accadere di persona. Ammettiamolo: siamo stati tutti a quell’incontro di 45 minuti di persona che avrebbe potuto essere un’e-mail e non ne abbiamo ricavato molto. Ma ormai, abbiamo tutti partecipato anche al tipo di chiamata Zoom che tutti vorremmo fosse faccia a faccia. Conosci il tipo… 12 persone in una singola chiamata, tutte con idee allo stesso tempo, senza sapere chi sta parlando o dove guardare. Sì, hai capito l’idea.

Poiché sempre più aziende adottano la flessibilità come parte dei loro modelli di lavoro, sapere quando incontrare i colleghi nella vita reale è fondamentale. Che tu sia un dipendente che cerca di navigare tra lavoro remoto e riunioni faccia a faccia; o stai cercando di aiutare la tua azienda a definire linee guida per il lavoro ibrido, ecco 5 domande per aiutarti a iniziare.

Domanda 1: Questo dovrebbe essere un incontro?

Spesso presumerai che, poiché qualcuno ha convocato una riunione, l’argomento da discutere meriti necessariamente tale riunione. Ma in realtà non è sempre vero. Il tempo è un bene prezioso sul posto di lavoro e correre tra riunioni e collegamenti Zoom non è sempre il miglior uso del tuo tempo.

Quindi, prima di convocare una riunione (o rispondere a una riunione), pensa all’obiettivo e all’obiettivo di dedicare del tempo a parlare con una persona. Un semplice scambio di informazioni, ad esempio, può essere molto più vantaggioso tramite e-mail o messaggistica istantanea piuttosto che una riunione di persona o online. Non prende tempo dalla pianificazione di nessuno e può essere salvato per riferimento futuro. Tuttavia, una sessione creativa o una riunione di pianificazione strategica è sempre più produttiva in uno spazio ufficio o in un altro ambiente di lavoro.

Domanda 2: Che tipo di riunione viene organizzata?

Sì, probabilmente questa è una domanda molto ovvia. Ma è questa semplice domanda che costituirà la base per capire dove deve svolgersi un incontro. Ad esempio, supponiamo che tu stia impostando un rapporto 1:1 settimanale tra un membro del team e un manager di linea. Sebbene vi sia un valore aggiunto nell’esecuzione di questo tipo di riunione di persona, è probabile che anche una riunione virtuale andrà bene. D’altra parte, se stai riunendo il tuo team di marketing per un brainstorming creativo sulla tua prossima grande campagna, probabilmente ne trarranno di più incontrandosi nella vita reale.

Ecco un breve grafico che delinea i tipi di riunioni che suggeriamo di svolgersi di persona rispetto a quelli online:

in linea Di persona/ibrido
Recupero Sessioni di brainstorming
Check-in Pianificazione strategica e risoluzione dei problemi
Aggiornamenti di stato Onboarding
Sessioni di feedback Team building
Seguiti Sessioni di coaching e tutoraggio
1:1s Calci d’inizio
Eventi celebrativi
Officine
Revisioni delle prestazioni

Domanda 3: Quali sono gli obiettivi di questo incontro?

Consiglia Harvard Business Review dividere le riunioni in due “secchi” in base agli obiettivi. Suggerisce di chiedere se una riunione è orientata al compito o alla relazione. La differenza è che una riunione orientata alle attività è quella che si concentra sul spuntare le cose dalla tua lista di cose da fare, mentre una riunione orientata alla relazione riguarda la creazione di connessioni tra i colleghi.

Prendiamo un fuori sede come esempio. Una riunione per pianificare quella fuori sede normalmente comporterà cose come la scelta di un luogo, un tema e una data; sistemare alloggio, trasporto, cibo e altro. Questa è una riunione basata su attività ed è quella a cui i partecipanti alla riunione possono partecipare realisticamente tramite videoconferenza.

Il vero fuori sede, d’altra parte, consiste nel dare ai compagni di squadra l’opportunità di incontrarsi, condividere un’esperienza, conoscersi e costruire ricordi. Questo è l’esempio perfetto di un incontro guidato dalla relazione. Soprattutto dopo la pandemia di COVID-19, le persone desiderano incontrare i propri colleghi faccia a faccia. In un recente sondaggio che abbiamo condotto, abbiamo riscontrato che il 79% dei dipendenti era entusiasta incontrare altri colleghi e costruire relazioni significative nella vita reale.

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Domanda 4: Quali strumenti e strutture aiuteranno a raggiungere gli obiettivi di questo incontro?

Non tutte le riunioni sono uguali. Alcuni non richiedono molto di più della presenza e dell’attenzione dei partecipanti alla riunione. Altri, d’altra parte, avranno bisogno di strumenti per aiutare a portare avanti il ​​processo. Cose come lavagne bianche o TV per consentire alle persone di condividere schermi o presentazioni possono fare molto per rendere una riunione più produttiva o creativa.

Ecco perché una semplice riunione che non necessita di alcun supporto può aver luogo facilmente online. Tuttavia, la tua strategia più complessa o le sessioni di brainstorming trarranno inevitabilmente vantaggio da una sala conferenze o una sala riunioni in grado di fornire lo spazio giusto con gli strumenti giusti.

Questo è anche importante da considerare se si dispone di un team più distribuito in cui alcuni colleghi possono incontrarsi di persona, mentre altri vivono in una città o paese diverso. La maggior parte degli uffici e degli spazi di coworking moderni avrà le attrezzature necessarie per facilitare una riunione ibrida, ma vale la pena tenere a mente che tutti i partecipanti siano inclusi.

Domanda 5: C’è un modo per portare questo incontro al livello successivo?

Uno dei maggiori vantaggi delle riunioni di persona è la capacità di costruire relazioni commerciali significative. Che si tratti di un cliente o tra i membri del team, le riunioni faccia a faccia portano con sé qualcosa che le riunioni online semplicemente non possono: l’opportunità di conoscere la tua controparte a un livello più personale.

In una riunione nella vita reale, sei in grado di leggere le espressioni facciali e il linguaggio del corpo di una persona in un modo che non puoi tramite uno strumento di videoconferenza. Sei in grado di percepire il loro umore, capire il loro umorismo e partecipare a chiacchiere casuali in un modo molto più naturale e intuitivo rispetto a quello online. Ecco perché pensare a come aggiungere questa componente sociale a una riunione e fare un salto di qualità è un modo fantastico per aggiungere valore a questa interazione.

Ad esempio, perché non pensare di organizzare una squadra settimanale per recuperare il ritardo al mese a pranzo o alla fine della giornata che porta a un drink dopo il lavoro? Potresti anche pensare di portare il tuo dipartimento fuori sede per un po’ di tempo lavoro di squadra fuori dagli schemi in un luogo non convenzionale!



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